Elektronisches Siegel vs. Elektronische Unterschrift – Dasselbe oder Unterschiedlich?

Die Europäische Union hat die eIDAS-Verordnung ins Leben gerufen, die 2016 in Kraft trat, um das Vertrauen in die Online-Umgebung zu stärken. Sie umfasst Gesetze, die die korrekte Nutzung elektronischer Identifikationen standardisieren, darunter elektronische Zeitstempel, Zertifizierungsdienste für die Authentifizierung von Websites, elektronische Dokumente sowie elektronische Siegel und elektronische Signaturen in allen EU-Mitgliedstaaten.

Aber wie entscheidet man beim Erstellen eines Dokuments, ob ein elektronisches Siegel oder eine elektronische Signatur verwendet werden soll? Und wann braucht man beides? Lesen Sie diesen Artikel, um es herauszufinden.

Was ist ein elektronisches Siegel?

Die eIDAS-Verordnung beschreibt ein elektronisches Siegel als „Daten in elektronischer Form, die einem anderen elektronischen Dokument beigefügt oder logisch mit ihm verbunden sind, um dessen Herkunft und Integrität zu gewährleisten.“

Ein eSiegel kann als digitales Äquivalent eines Stempels betrachtet werden, der auf ein Papierdokument gesetzt wird, um dessen Herkunft und Integrität zu bestätigen. Das elektronische Siegel kann nur mit einer juristischen Person oder Einrichtung, nicht jedoch mit einer natürlichen Person, in Verbindung gebracht werden. Die eIDAS-Verordnung beschreibt zwei Arten von eSiegeln:

• Fortgeschrittene elektronische Siegel (AdESeal)
• Qualifizierte elektronische Siegel (QESeal)

Die Verwendung eines elektronischen Siegels ermöglicht es Ihrer Organisation, die Integrität der Informationen in einem Dokument zu belegen, ohne dass eine bestimmte Person, beispielsweise der Geschäftsführer, manuell unterschreiben muss. Dies beschleunigt den Arbeitsablauf und spart wertvolle Zeit der betreffenden Person.

Unterschied zwischen elektronischem Siegel und elektronischer Signatur gemäß eIDAS

Obwohl elektronische Siegel und eSignaturen ähnliche Aufgaben erfüllen, gibt es auch eine Reihe von Unterschieden zwischen den beiden. Die folgende Tabelle zeigt, wie sich Siegel und Signaturen unterscheiden:

Der Unterschied – Elektronisches Siegel vs. Elektronische Signatur

Fortgeschrittenes elektronisches Siegel (AdESeal) vs. Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES)

Qualifiziertes elektronisches Siegel (QESeal) vs. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Das QESeal und die QES bieten die höchste Sicherheit bei eSiegeln und eSignaturen. Sie haben in der gesamten EU den gleichen rechtlichen Status wie ihre handschriftlichen oder gestempelten Äquivalente, unabhängig davon, in welchem Mitgliedstaat sie erstellt wurden.

Die eIDAS-Verordnung sagt über das QESeal: „Ein qualifiziertes elektronisches Siegel genießt die Vermutung der Datenintegrität und der Korrektheit der Herkunft der Daten, mit denen das qualifizierte elektronische Siegel verbunden ist.“

Anforderungen für elektronische Siegel

Die Anforderungen an elektronische Siegel konzentrieren sich auf die Identifizierung der Partei, die sie erstellt hat. Sie sollten eindeutig mit dem Ersteller verbunden sein, sodass kein Zweifel besteht, dass die ausstellende Organisation tatsächlich diejenige ist, die sie vorgibt zu sein. Zudem sollte es möglich sein, nach dem Anbringen des Siegels festzustellen, ob der Inhalt des Dokuments nachträglich verändert wurde. Dies dient dazu, die Integrität der darin enthaltenen Daten zu wahren.

Ein qualifiziertes elektronisches Siegel (QESeal) muss mit einem qualifizierten Siegel-Erstellungsgerät (QSealCD) erstellt und auf einem qualifizierten Zertifikat basieren, das von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter aus der EU Trusted List ausgestellt wurde.

Wie funktioniert ein elektronisches Siegel?

Ein QESeal verwendet ein digitales Zertifikat, das von einer Zertifizierungsstelle (CA) in einem Mitgliedstaat ausgestellt wurde, um ein einzigartiges Siegel zu erstellen, das den Ersteller des Dokuments mit dem Text verbindet, sodass dieser nicht verändert werden kann. Die Public-Key-Infrastruktur (PKI)-Verschlüsselung unter Verwendung eines privaten Schlüssels verknüpft den Benutzer, der das Siegel erstellt, eindeutig mit dem Dokument über digitale Signaturen (nicht zu verwechseln mit elektronischen Signaturen). Der Empfänger des Dokuments besitzt den öffentlichen Schlüssel, wodurch er feststellen kann, ob nachträglich Änderungen an den Daten vorgenommen wurden. Dies stellt die Gültigkeit und Integrität des versiegelten Dokuments sicher.

In der Regel muss die Person, die das Siegel im Namen ihrer Organisation ausstellt, eine Chipkarte verwenden, eine PIN eingeben oder ihre Identität durch eine Form von Biometrie wie einen Fingerabdruck bestätigen. Dies bestätigt, dass sie tatsächlich die Person ist, die sie vorgibt zu sein, und befugt ist, im Namen der juristischen Person zu handeln, die das versiegelte Dokument sendet.

Das QESeal hat für elektronische Transaktionen denselben rechtlichen Stellenwert wie ein physisches Siegel in der Offline-Welt.

Sollten rechtliche Auseinandersetzungen entstehen, kann der Ersteller des Siegels nicht behaupten, es nicht ausgestellt zu haben, da die digitale Signatur der Organisation untrennbar mit dem Siegel verbunden ist.

Anwendungsfälle für elektronische Siegel

Es gibt viele Situationen, in denen Sie ein elektronisches Siegel verwenden könnten. Beispiele dafür sind:

• Versenden eines Vertrags an einen Kunden oder potenziellen Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass das Dokument legitim ist und zwischen dem Senden durch die Organisation und dem Erhalt durch den Empfänger nicht verändert wurde.
• Erstellung von Frachtdokumenten: Vor der Einführung von eIDAS musste beispielsweise der Geschäftsführer eines Unternehmens physisch anwesend sein, um solche Verträge zu unterzeichnen. Mit einem eSiegel können autorisierte Mitarbeiter diese Dokumente im Namen des Geschäftsführers versiegeln und so Geschäfte sofort abschließen, was die Arbeitsabläufe erheblich beschleunigt.
• Vertrauensaufbau: Das Siegel schafft Vertrauen beim Empfänger sensibler Informationen, z. B. bei Finanzberichten, bei denen es wichtig ist, dass die Daten korrekt sind und nicht verändert wurden.
• Massenerstellung von Dokumenten: Die Möglichkeit, mehrere Dokumente automatisch zu versiegeln, ist nützlich für die Massenabrechnung. Jedes Dokument wird versiegelt und mit einem Zeitstempel versehen, wodurch seine Integrität gewahrt und eine leicht zugängliche Prüfspur geschaffen wird, um die Einhaltung von Vorschriften der Organisation sicherzustellen.

Einschränkungen des elektronischen Siegels

Trotz seiner Nützlichkeit und Wichtigkeit zur Wahrung der Integrität von Dokumenten, die eine juristische Person versendet, kann ein elektronisches Siegel keine elektronische Signatur ersetzen. Das Siegel garantiert lediglich die Authentizität, sodass der Empfänger sicher sein kann, dass er das ursprüngliche, unveränderte Dokument erhalten hat. Um jedoch die Absicht zur Auseinandersetzung mit dem Inhalt eines Dokuments zu zeigen, ist eine elektronische Signatur erforderlich.

Es gibt zwar Gemeinsamkeiten zwischen Signaturen und Siegeln, doch die Unterschiede sind ebenfalls von großer Bedeutung. Diese beiden Technologien arbeiten zusammen, erfüllen jedoch unterschiedliche Aufgaben. Ein elektronisches Siegel kann beide Funktionen nicht alleine übernehmen.

Eine weitere Einschränkung des elektronischen Siegels besteht darin, dass es nicht im Namen einer natürlichen Person erstellt werden kann. Das bedeutet, dass eine Einzelperson kein eigenes eSiegel haben kann. Es ist ausschließlich für juristische Personen und Organisationen reserviert, obwohl natürliche Personen innerhalb einer Organisation berechtigt sein können, Siegel im Namen des Unternehmens zu erstellen.

FAQ

Welche Art von Dokumenten kann elektronisch versiegelt werden?

Jede Art von Dokument, das Sie versenden, kann mit einem eSiegel versehen werden. Ob es sich um einen Vertrag, einen Finanzbericht, eine Rechnung, eine Stromrechnung, einen Kontoauszug, medizinische Informationen oder sogar eine Einzelhandelsquittung handelt, ein elektronisches Siegel bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene. In einer Welt, in der Kunden ständig auf Phishing-Betrügereien achten, bietet ein eSiegel die Garantie, dass das betreffende Dokument echt und sicher ist, geöffnet und darauf reagiert werden kann.

Wie versiegelt man einen Vertrag elektronisch?

Sie können einen Vertrag elektronisch versiegeln, indem Sie eine elektronische Versiegelungslösung wie Certify von Signhost verwenden. Generieren Sie einfach das Siegel für Ihr Unternehmen und fügen Sie es mit diesem Tool den versendeten Dokumenten hinzu.

Fazit

Wenn Ihre Organisation den Papierverbrauch reduzieren, Zeit sparen, den Vertragsworkflow beschleunigen und mehr Vertrauen bei den Kunden gewinnen möchte, ist die Nutzung eines elektronischen Siegels ein entscheidender Bestandteil dieses Prozesses.

Wenn es um elektronische Siegel vs. Signaturen geht, müssen Sie sich oft nicht für das eine oder das andere entscheiden. Sie können sich gegenseitig ergänzen. Das Siegel bietet die Sicherheit, dass das Dokument sicher ist und mit der Signatur überprüft werden kann.

Wenn Sie sehen möchten, wie elektronische Siegel und andere Werkzeuge zur digitalen Identifikation für Sie funktionieren können, testen Sie die Signhost-Plattform noch heute kostenlos.

Referenzen und weiterführende Informationen

• Offizieller eIDAS-Leitfaden
• Lösung für elektronische Signaturen
• Toolbox für Vertrauensdiensteanbieter
• Sicherheitsrichtlinien für elektronische Siegel

Haftungsausschluss: Diese Inhalte stellen keine Rechtsberatung dar. Die Eignung, Durchsetzbarkeit oder Zulässigkeit elektronischer Dokumente hängt von vielen Faktoren ab, wie z. B. dem Land oder Bundesstaat, in dem Sie tätig sind, dem Land oder Bundesstaat, in dem das elektronische Dokument verbreitet wird, sowie von der Art des elektronischen Dokuments. Geeignete juristische Beratung sollte hinzugezogen werden, um mögliche rechtliche Implikationen und Fragen im Zusammenhang mit der Nutzung elektronischer Dokumente zu analysieren.