Ist eine elektronische Signatur rechtsverbindlich? Definitive Antwort + Checkliste

Team Signhost

December 11, 2024

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Ist eine elektronische Signatur rechtsverbindlich?

Die Frage „Ist eine elektronische Signatur rechtsverbindlich?“ kann Verwirrung stiften, insbesondere angesichts der Ergebnisse aktueller Gerichtsverfahren.

Im Jahr 2019 legte die Asociación de fabricantes de morcilla de Burgos (Verband der Hersteller von Blutwurst aus Burgos, Spanien) erfolglos Berufung gegen ein Urteil des Gerichts der Europäischen Union ein. Das Gericht hatte ein Dokument als „nicht zulässig“ eingestuft, da es per Fax übermittelt worden war und gescannte Unterschriften enthielt. Das Gericht stellte fest, dass das Dokument den Hinweis enthielt, es müsse „die handschriftliche Unterschrift des Vertreters oder Anwalts der Partei tragen“. Somit blieb das Urteil bestehen, obwohl der Verband behauptete, es handele sich um Qualifizierte Elektronische Signaturen (QES), die in der EU denselben Status wie handschriftliche Unterschriften haben.

Im Vereinigten Königreich, das die EU-eIDAS-Verordnung vor dem Brexit übernommen und großteils in nationales Recht überführt hat, entschied das Bezirksgericht Manchester, dass ein Anwalt effektiv einen Vertrag unterschrieben hatte, indem er den Verkaufspreis eines Grundstücks per E-Mail vereinbarte. Die E-Mail enthielt seinen Namen und seine Position am Ende. Das Gericht stellte fest, dass die Signatur in der E-Mail das gleiche Gewicht wie eine handschriftliche Unterschrift trug.

Dieser Artikel erklärt die rechtlichen Anforderungen an elektronische Signaturen sowie die Gründe für die unterschiedlichen Entscheidungen in diesen Fällen.

Rechtliche Anforderungen an elektronische Signaturen

Hier sind die rechtlichen Anforderungen an elektronische Signaturen in einigen der größten globalen Märkte:

Markt	Anforderungen
EU	Die eIDAS-Verordnung, die seit dem 1. Juli 2016 gilt, erklärt: „Eine elektronische Signatur darf allein deshalb, weil sie in elektronischer Form vorliegt, weder die rechtliche Wirkung noch die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren verlieren.“ Die Verordnung unterscheidet zwischen drei Stufen elektronischer Signaturen: 1. Einfache Elektronische Signatur (SES): Die grundlegendste Form der elektronischen Signatur, die am wenigsten sicher ist, wenn es darum geht, die Identität des Unterzeichners zu überprüfen. 2. Fortgeschrittene Elektronische Signatur (AES): Erfordert zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen zur Identitätsprüfung. Es muss sichergestellt sein, dass das Dokument nach der Signatur nicht manipuliert wurde. 3. Qualifizierte Elektronische Signatur (QES): Die sicherste Form der Signatur, die denselben Status wie eine handschriftliche Unterschrift hat.
UK	Nach dem Brexit bestätigte das Information Commissioner’s Office (ICO) des Vereinigten Königreichs, dass „die Regierung die eIDAS-Regeln in britisches Recht integriert hat“. Damit gelten die Regeln für SES, AES und QES weiterhin in Großbritannien. Allerdings erkennt die EU keine britischen Vertrauensdiensteanbieter mehr an. Daher hat eine in Großbritannien generierte QES innerhalb der EU nicht denselben Status.
USA	Die Vereinigten Staaten haben im Jahr 2000 den ESIGN Act eingeführt, der elektronischen Signaturen denselben Status wie handschriftlichen Signaturen verleiht. Der Act definiert eine elektronische Signatur als „ein elektronisches Geräusch, Symbol oder Verfahren, das mit einer Vereinbarung oder einem Dokument verbunden ist und mit der Absicht ausgeführt oder angenommen wurde, das Dokument zu unterzeichnen.“ Während der ESIGN Act für Bundesrecht gilt, regelt der Uniform Electronic Transactions Act (UETA) von 1999 elektronische Signaturen im Landesrecht und wurde von fast allen Bundesstaaten übernommen. Ähnlich wie eIDAS bestimmt UETA, dass eine Signatur nicht allein deshalb abgelehnt werden kann, weil sie elektronisch ist. Illinois und New York haben unabhängige, ähnliche Regelungen.

Checkliste: Was macht elektronische Signaturen rechtsverbindlich?

Obwohl jede Art von elektronischer Signatur rechtsverbindlich sein kann, müssen bestimmte Schritte unternommen werden, um ihre Gültigkeit sicherzustellen. Hier ist eine Checkliste dieser Anforderungen:

Identität des Unterzeichners

SES: Die Identität des Unterzeichners wird angenommen (z. B. durch einen gedruckten Namen).
AES: Die Identität des Unterzeichners muss überprüft, aber nicht garantiert werden.
QES: Die Identität des Unterzeichners muss 100 % gesichert sein, oft durch persönliche oder Videoverifikation.
Bei SES und AES liegt die Beweislast beim Aussteller, während bei einer QES der Unterzeichner beweisen muss, dass er nicht unterschrieben hat.

Absicht zu unterschreiben

Die Europäische Kommission erklärt, dass eine elektronische Signatur die Absicht des Unterzeichners erfassen muss, sich an die Bedingungen des Dokuments zu binden. Diese Absicht kann durch Aktionen wie das Anklicken eines Zustimmungsfeldes oder das Erstellen einer Markierung im Unterschriftsfeld dargestellt werden.

Integrität des Dokuments

SES: Keine Anforderung, die Integrität des Dokuments zu gewährleisten.
AES und QES: Es muss möglich sein, Manipulationen nach der Signatur zu verhindern oder zu erkennen. Ein elektronischer Zeitstempel ist hierfür oft erforderlich.

Aufbewahrung von Nachweisen

Es ist wichtig, Nachweise über den Prozess der Signaturerstellung aufzubewahren. Durch elektronische Signaturdienste wie Signhost erhalten Sie eine Transaktionsquittung und eine Audit-Trail-Dokumentation aller Schritte im Signaturprozess.

Verschlüsselungstechnologie hinter rechtlichen E-Signaturen

Um sicherzustellen, dass E-Signaturen verschlüsselt sind und nur von der vorgesehenen Person genutzt werden können, verwenden Online-Signaturlösungen die sogenannte Public Key Infrastructure (PKI). Dabei wird ein privater Schlüssel vom Unterzeichner und ein öffentlicher Schlüssel vom Aussteller verwendet. Der private Schlüssel verschlüsselt die Signaturdaten in einen einzigartigen digitalen Fingerabdruck, der nur vom öffentlichen Schlüssel des Ausstellers entschlüsselt werden kann. Dies gewährleistet die Integrität der Signatur.

Nicht alle Dokumente können elektronisch unterzeichnet werden

Obwohl eIDAS keine spezifischen Dokumenttypen nennt, die nicht elektronisch unterzeichnet werden dürfen, hat jedes Mitgliedsland das Recht, bestimmte Dokumenttypen auszuschließen. Einige Länder verlangen beispielsweise notarielle Beglaubigungen, wobei die EU inzwischen Schritte unternommen hat, um notarielle Beglaubigungen online zu ermöglichen. Am 19. März 2021 unterzeichneten und beglaubigten Vertreter der EU-Mitgliedsstaaten Verpflichtungen für den Europäischen Digitaltag elektronisch.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Können rechtliche Dokumente elektronisch signiert werden?

Ja, rechtliche Dokumente können elektronisch signiert werden. Der Aussteller entscheidet über den Sicherheitsgrad der Signatur. Eine QES bietet die höchstmögliche Sicherheit und hat denselben rechtlichen Status wie eine handschriftliche Unterschrift.

Welcher Authentifizierungsgrad ist erforderlich?

Die eIDAS-Verordnung besagt, dass eine elektronische Signatur nicht allein deshalb abgelehnt werden kann, weil sie digital oder keine QES ist. Der Aussteller muss jedoch für SES und AES nachweisen, dass der Unterzeichner korrekt war. Eine QES bietet eine vollständige Absicherung.

Sind elektronisch signierte Dokumente gerichtlich zulässig?

Ja, elektronisch signierte Dokumente sind gerichtlich zulässig. Bei SES oder AES müssen Sie jedoch die Identität des Unterzeichners nachweisen. Bei QES sind Audit-Trails und Verifikationen integriert.

Kann eine Person mehrere Signaturarten besitzen?

Ja, eine Person kann SES, AES und QES besitzen. Die Art der Signatur hängt von den Anforderungen des Dokuments ab.

Gilt das Tippen des Namens als rechtsverbindliche Signatur?

Ja, das Tippen des Namens oder das Anklicken einer Checkbox wird als SES eingestuft. Wenn dies den Anforderungen des Ausstellers entspricht, ist es rechtlich bindend.

Fazit

Wenn Sie sich gefragt haben: „Ist eine elektronische Signatur rechtsverbindlich?“, lautet die Antwort: Ja, das ist sie. Die EU, die USA und das Vereinigte Königreich erkennen elektronische Signaturen als Nachweis der Absicht zur Unterzeichnung eines Dokuments an. Für wichtige Dokumente könnte jedoch eine QES erforderlich sein, die die höchste Sicherheit bietet. Wenn Sie sichere und rechtsverbindliche Signaturen nutzen möchten, werfen Sie einen Blick auf die Funktionen von Signhost. Testen Sie ein Signhost-Konto für Ihr Unternehmen und sehen Sie, wie es für Sie funktioniert.

Referenzen und weiterführende Informationen

Disclaimer: Dieser Inhalt stellt keine Rechtsberatung dar. Die Eignung, Durchsetzbarkeit oder Zulässigkeit elektronischer Dokumente hängt von vielen Faktoren ab, z. B. vom Land oder Staat, in dem Sie tätig sind, sowie vom Typ des Dokuments. Wenden Sie sich an einen Rechtsbeistand, um die potenziellen rechtlichen Auswirkungen der Nutzung elektronischer Dokumente zu analysieren.