Wie man eine gültige elektronische Unterschrift in der EU erstellt
Wie man eine gültige elektronische Unterschrift in der EU erstellt
Die Europäische Union (EU) hat Gesetze eingeführt, um den Prozess der elektronischen Unterzeichnung von Dokumenten zu formalisieren und hebt dabei die vielen Vorteile von digitalen Unterschriften im Vergleich zu handschriftlichen Unterschriften hervor. Die Europäische Kommission stellt fest, dass „elektronisches Signieren die vollständige Digitalisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht und die Zeit- und Kostenaufwände für Drucken, Faxen, Postversand, Kopieren, Scannen und Ablage in Papierformaten eliminiert.“
Sie spricht auch von weiteren Nachteilen von Papierprozessen, wie dem Risiko des Verlusts oder der Beschädigung von physischen Dokumenten, der Schwierigkeit, das Gesuchte zu finden und dem erforderlichen Speicheraufwand. Ohne diese Hindernisse können Behörden, Unternehmen und Bürger Zeit und Geld sparen, die Sicherheit erhöhen, ihren CO2-Fußabdruck verringern und einen reibungsloseren und effizienteren Dokumentenunterzeichnungsprozess schaffen.
Da die EU diese Vorteile nutzt, ist es wichtig zu wissen, wie man eine elektronische Unterschrift erstellt und sicherstellt, dass sie in der Region sicher und rechtsverbindlich ist.
Übersicht über die EU-Unterschriftenvorschriften
Die Verordnung über elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) trat 2016 in Kraft, mit dem Ziel, elektronische Transaktionen in der EU zu standardisieren. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Verordnung ist die Festlegung der verschiedenen Arten von elektronischen Unterschriften und der unterschiedlichen Sicherheitsstufen, die sie bieten.
Innerhalb von eIDAS wird eine elektronische Unterschrift in ihrer grundlegendsten Form als „Daten in elektronischer Form, die an andere Daten in elektronischer Form angehängt oder logisch damit verbunden sind und die vom Unterzeichner verwendet werden, um zu unterschreiben“ definiert.
eIDAS ersetzte die E-Signatur-Richtlinie von 1999, die den ersten legislativen Versuch unternahm, ein Rahmenwerk für elektronische Unterschriften in der Union zu schaffen.
Vergleichstabelle der Arten elektronischer Unterschriften
| Art der elektronischen Unterschrift | Merkmale | Verwendung |
|---|---|---|
| Einfache elektronische Unterschrift (SES) | Auch als grundlegende elektronische Unterschrift bekannt, handelt es sich um ein nicht rechtsverbindliches digitales Zeichen, das Ihre Zustimmung darstellt. Dies kann in Form eines Scans einer Unterschrift, dem Tippen Ihres Namens, dem Klicken auf „Ich stimme zu“ oder eines anderen einfachen Zeichens erfolgen. | Verwendung in Situationen, in denen keine hohe Sicherheit erforderlich ist. Beispiele: Unterzeichnen von internen PDF-Dokumenten am Arbeitsplatz, Zustimmung zur Anmeldung für eine Mailingliste, Webseiten-Nutzungsbedingungen. |
| Erweiterte elektronische Unterschrift (AES) | Diese bietet eine höhere Sicherheitsstufe und ermöglicht es, die Identität des Unterzeichners mit einem sicheren Unterschriftserstellungsgerät (SSCD) und einem gültigen Dokument des Unterzeichners, wie einem Ausweis oder Reisepass, zu überprüfen. | Diese wird in einer breiten Palette von Aktivitäten verwendet, bei denen der Unterzeichner identifiziert werden muss, z. B. Arbeitsverträge, Jobangebot-Akzeptanzen, Geheimhaltungsvereinbarungen. |
| Qualifizierte elektronische Unterschrift (QES) | Die QES ist die sicherste Art der elektronischen Unterschrift unter eIDAS und hat denselben Rechtswert wie eine traditionelle handschriftliche Unterschrift. | Diese wird in Situationen verwendet, die höchste Sicherheit erfordern, wie z. B. Hypothekenverträge, öffentliche Beschaffungsverträge oder Fusionen und Übernahmen. |
Wie man eine elektronische Unterschrift erstellt
Verstehen Sie die benötigte Unterschriftart
Der erste Schritt bei der Erstellung einer elektronischen Unterschrift für Ihr Dokument besteht darin, das erforderliche Sicherheitsniveau für den zu unterzeichnenden digitalen Vertrag zu verstehen. Der anfordernde Vertragspartner bestimmt dies, indem er die potenziellen Folgen einer fehlerhaften Identifizierung berücksichtigt.
Erstellen Sie die Unterschrift oder holen Sie sich ein Zertifikat
Für eine SES müssen Sie möglicherweise einfach einen Button klicken. In anderen Fällen könnte es erforderlich sein, Ihre handschriftliche Unterschrift zu scannen und hochzuladen oder sie mit der Maus oder auf einem Touchscreen-Gerät zu zeichnen.
Für eine AES oder QES müssen Sie ein digitales Zertifikat von einem Vertrauensdiensteanbieter (TSP) oder über eine Signaturlösungsplattform wie Signhost erwerben, die mit verschiedenen TSPs arbeitet. Hierfür müssen Sie offizielle Ausweisdokumente verwenden.
Verifizieren, authentifizieren und unterschreiben
Wenn das Dokument, das Sie unterschreiben müssen, eine AES oder QES erfordert, werden Sie zu einem Signaturlösungsanbieter geführt, der es Ihnen ermöglicht, Ihre digitale Unterschrift hinzuzufügen. Sie müssen Ihr digitales Zertifikat hinzufügen, das an Ihre Unterschrift angehängt wird und Ihre Identität verifiziert. Dies sorgt dafür, dass der Unterschrift alle notwendigen Verifizierungsinformationen beigefügt sind.
Dokument speichern
Stellen Sie sicher, dass Sie das unterschriebene Dokument an einem sicheren Ort in Ihrem digitalen Ablagesystem speichern. Im Falle von rechtlichen Problemen dient es als Nachweis, dass Sie die Unterschrift geleistet haben und die Absicht des Dokuments akzeptiert wurde.
Best Practices für die Annahme elektronischer Unterschriften
Implementieren Sie das richtige Authentifizierungsniveau
Wenn Sie entscheiden, welche Art von Unterschrift Sie anfordern möchten, denken Sie an die potenziellen Herausforderungen der Authentizität der Unterschrift. Dies hilft Ihnen, den richtigen Ansatz zu wählen. Für wichtige Transaktionen bietet eine QES das höchste Sicherheitsniveau.
Audit-Trails führen
Wenn Sie eine Signaturlösungsplattform wie Entrust Signhost verwenden, erhalten Sie bei jeder Unterschrift eine Transaktionsmeldung. Dies ist wichtig, weil es als Beweis dient, dass die Unterschrift erfolgt ist, und Ihnen zeigt, ob Daten nach der Unterschrift geändert wurden.
Planen Sie für Skalierbarkeit
Mit wachsendem Geschäft müssen Sie eine Lösung finden, die mit Ihnen wächst und alle Anforderungen bewältigen kann. Wenn Sie nach einer Lösung suchen, prüfen Sie Kontengrenzen und zusätzliche Gebühren, die bei Skalierung anfallen könnten.
Stellen Sie plattformübergreifende Kompatibilität sicher
Der Prozess der Identitätsverifikation und der Erstellung elektronischer Unterschriften ist im Hintergrund komplex, aber der Unterschriftsprozess muss für den Kunden effizient sein. Ihre Lösung muss auf den Geräten, die Ihre Kunden am meisten verwenden, problemlos funktionieren.
Integration mit anderen Geschäftssystemen
Wenn Sie Ihre Signaturlösung in andere Systeme integrieren können, können Sie Prozesse automatisieren und Zeit sparen. Zum Beispiel, wenn ein Kunde einen Vertrag unterschreibt, kann dies automatisch mit Ihrem CRM-System synchronisiert werden.
FAQ
Können elektronische Unterschriften in Gerichtsverfahren in der EU verwendet werden?
Ja, die eIDAS-Verordnung erklärt, dass eine elektronische Unterschrift nicht einfach aufgrund ihrer elektronischen Natur die rechtliche Gültigkeit verweigert wird, was sie für rechtliche Dokumente geeignet macht.
Gibt es Branchen, in denen elektronische Unterschriften in der EU nicht ratsam sind?
Da die elektronische Unterschrift in allen Mitgliedstaaten der EU denselben Rechtsstatus hat, sind elektronische Unterschriften in allen Branchen akzeptabel und fördern den grenzüberschreitenden Handel.
Was tun, wenn meine elektronische Unterschrift kompromittiert wurde?
Da die elektronische Unterschrift mit Ihrer einzigartigen Identität verbunden ist und durch ein persönliches Dokument, einen privaten Schlüssel und eine Multi-Faktor-Authentifizierung geschützt wird, ist die Wahrscheinlichkeit eines Kompromisses gering. Sollte dies jedoch passieren, wenden Sie sich an die Zertifizierungsstelle für weitere Anweisungen.
Jetzt, da Sie wissen, wie man eine gültige elektronische Unterschrift erstellt, die in der EU anerkannt wird, können Sie Dokumente mit Vertrauen unterschreiben, da diese sicher mit Ihrer Identität verknüpft sind und der Zustand der Daten zum Zeitpunkt der Unterzeichnung nachweisbar ist. Unternehmen, die digitale Unterschriften akzeptieren, sollten mit der richtigen Signaturlösungsplattform zusammenarbeiten.
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Entrust Signhost ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente hochzuladen, Verifizierungsmethoden hinzuzufügen und diese innerhalb von Minuten digital zu unterschreiben. Es lässt sich nahtlos in Ihre Systeme integrieren, um AES und QES benutzerfreundlich zu akzeptieren. Probieren Sie es noch heute aus.
Quellen und weiterführende Lektüre
- Einstieg in elektronische Unterschriften
- Entrust Signhost Preisinformationen
- Aufbau einer vertrauenswürdigen digitalen Identität
- eIDAS-Lösungen für Bürger
- eIDAS-Lösungen für KMU
- Ist eine elektronische Unterschrift rechtsverbindlich?
Haftungsausschluss: Dieser Inhalt stellt keine rechtliche Beratung dar. Die Eignung, Durchsetzbarkeit oder Zulässigkeit elektronischer Dokumente hängt von vielen Faktoren ab, z. B. dem Land oder Bundesstaat, in dem Sie tätig sind, dem Land oder Bundesstaat, in dem das elektronische Dokument verteilt wird, sowie dem Typ des betroffenen elektronischen Dokuments. Es wird empfohlen, rechtlichen Rat einzuholen, um mögliche rechtliche Implikationen und Fragen im Zusammenhang mit der Verwendung elektronischer Dokumente zu analysieren.