Cómo crear una firma electrónica válida en la UE.
Cómo Crear una Firma Electrónica Válida en la UE
La Unión Europea (UE) ha establecido legislación para formalizar el proceso de firma de documentos electrónicamente, destacando los numerosos beneficios de la firma digital frente a las firmas manuscritas tradicionales. La Comisión Europea afirma que “la firma electrónica permite la digitalización total de los procesos empresariales, eliminando el tiempo y los costos de imprimir, enviar por fax, por correo, copiar, escanear y archivar en formatos de papel.”
También menciona otras desventajas de los procesos en papel, como el riesgo de perder o dañar documentos físicos, la dificultad de buscar y encontrar lo que se necesita y la necesidad de almacenamiento. Liberados de estos problemas, los organismos gubernamentales, las empresas y los ciudadanos pueden ahorrar tiempo y dinero, mejorar la seguridad, reducir su huella de carbono y crear un proceso de firma de documentos más fluido y eficiente.
A medida que la UE adopta estos beneficios, es importante saber cómo crear una firma electrónica y garantizar que sea segura y legalmente vinculante en la región.
Visión General de las Leyes de Firmas de la UE
El reglamento sobre identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza (eIDAS) entró en vigor en 2016 con la intención de estandarizar las transacciones electrónicas en toda la UE. Un elemento importante de esto es establecer los diferentes tipos de firma electrónica y los diversos niveles de confianza que proporcionan.
Dentro de eIDAS, se refiere a una firma electrónica en su forma más básica como “datos en forma electrónica que se adjuntan o se asocian lógicamente con otros datos en forma electrónica y que son utilizados por el firmante para firmar.”
eIDAS reemplazó la Directiva sobre firma electrónica de 1999, que fue el primer intento legislativo de crear un marco de firma electrónica para la unión.
Tabla comparativa de los tipos de firmas electrónicas
| Tipo de firma electrónica | Características | Usos |
|---|---|---|
| Firma Electrónica Simple (SES) | También conocida como la firma electrónica básica, es una marca digital no vinculante que representa tu consentimiento. Puede ser una imagen escaneada de una firma manuscrita, escribir tu nombre, hacer clic en "Acepto" o cualquier otra marca sencilla. | Usada en situaciones donde no se requiere un alto nivel de seguridad. Ejemplos: firmar documentos internos en formato PDF en el trabajo, consentir la suscripción a un boletín, aceptar los términos y condiciones de un sitio web. |
| Firma Electrónica Avanzada (AES) | Ofrece un nivel de seguridad superior mediante el uso de un Dispositivo de Creación de Firmas Seguras (SSCD) y un documento válido del firmante, como una tarjeta de identificación nacional o pasaporte. Esto crea un vínculo entre el firmante y el documento que firma, lo que facilita la detección de cualquier cambio realizado después de la firma. | Usada para actividades que requieren la identificación del firmante, como contratos de empleo, aceptación de ofertas de trabajo, acuerdos de confidencialidad. |
| Firma Electrónica Cualificada (QES) | Es la firma electrónica más segura bajo eIDAS y se le otorga el mismo nivel de confianza que una firma manuscrita tradicional. Las organizaciones utilizan un Dispositivo de Creación de Firmas Cualificadas (QSCD) para aceptar firmas, mientras que los firmantes deben participar en una reunión de verificación de identidad en persona o de forma remota. | Se utiliza en situaciones donde es necesario el máximo nivel de seguridad, incluidos documentos sensibles, como acuerdos hipotecarios, contratos de contratación pública, documentación de fusiones y adquisiciones. |
Cómo Crear una Firma Electrónica
Entender el tipo de firma que se necesita
El primer paso para crear una firma electrónica para tu documento es entender el nivel de confianza necesario para el tipo de documento digital que estás firmando. La parte que solicita la firma determinará esto considerando las posibles consecuencias de cualquier error en el proceso de identificación.
Para situaciones de bajo riesgo, podría bastar una SES, pero para mayor seguridad, una AES o incluso una QES podrían proporcionar la seguridad adicional que la transacción requiere.
Crear la firma u obtener un certificado
En los casos que requieran una SES, solo tendrás que hacer clic en un botón. En otros casos, podría ser necesario escanear tu firma manuscrita y cargarla o dibujar tu firma con el ratón o en tu dispositivo táctil y dejarla en el cuadro de firma.
Para una AES o QES, necesitas obtener un certificado digital de un Proveedor de Servicios de Confianza (TSP) o a través de una plataforma de firma como Signhost, que trabaja con varios TSP. Necesitarás usar una identificación oficial para obtener un certificado. Esto vincula tu identidad con las firmas que añadirás a los documentos electrónicos en el futuro. Para una QES, tendrás que participar en una reunión de verificación de identidad en persona o de forma remota.
Una vez que tengas tu certificado, puedes guardarlo en una memoria USB, tarjeta inteligente, en tu computadora o dispositivo móvil, o en la nube.
Verificar, autenticar y firmar
Si el documento que necesitas firmar requiere una AES o QES, serás guiado a un proveedor de soluciones de firma para agregar tu firma en línea.
Te pedirá que agregues tu certificado digital, lo que se adjuntará a tu firma, verificando tu identidad y autenticando tu transacción.
Esto actúa como la firma en el documento, que contiene toda la información de verificación necesaria. Ahora es posible saber si los datos del documento han sido alterados después de la firma. También ofrece no repudio, por lo que no puedes negar que realizaste la firma.
Luego, puedes enviar el documento.
Guardar el documento
Asegúrate de guardar el documento firmado en un lugar donde puedas encontrarlo fácilmente en tu sistema de archivo digital. En caso de problemas legales, esto servirá como evidencia de que realizaste la firma y estuviste de acuerdo con la intención del documento.
Mejores prácticas para aceptar firmas electrónicas
Para las empresas que desean aceptar firmas electrónicas de clientes, proveedores u otras partes interesadas, aquí hay algunas mejores prácticas.
Implementar el nivel correcto de autenticación
Al decidir qué tipo de firma solicitar, piensa en los posibles desafíos a su autenticidad. Esto te ayudará a adaptar tu enfoque.
Para transacciones importantes, una QES ofrece el más alto nivel de seguridad. Sin embargo, mantén en cuenta la experiencia del cliente. Para tareas como unirse a una lista de correo, probablemente los clientes no querrán o necesitarán procesos de verificación complejos.
Mantener registros de auditoría
Utilizando una plataforma de soluciones de firma como Entrust Signhost, recibirás un informe de transacción cada vez que alguien firme uno de tus documentos. Esto es importante porque proporciona prueba de que la firma fue realizada y puede mostrarte si los datos del documento fueron modificados después de que la firma se generó.
Mantener estos documentos guardados en un lugar accesible te permite referenciarlos de inmediato para probar el cumplimiento en caso de una auditoría o impugnación.
Planificar para la escalabilidad
A medida que las empresas crecen, es fácil pasar de tener un número pequeño de clientes y solo algunos documentos que necesitan ser firmados a un aumento significativo tanto en el número de clientes como de documentos. Esto requiere encontrar una solución que permita hacer crecer tu negocio y manejar todos los niveles de demanda.
Al buscar una solución para tu organización, verifica los límites de cuentas y los cargos adicionales que podrían aplicarse a medida que escalas. Trabajar con el mismo proveedor para la identificación digital de forma continua es más conveniente que tener que encontrar una nueva solución más adelante.
Asegurar compatibilidad entre plataformas
El proceso de verificación de identidad y la creación de firmas electrónicas es complicado entre bastidores, pero necesita ser un proceso eficiente de firma para los clientes. Cualquier problema con la experiencia del cliente puede llevar al abandono de los procesos y la pérdida de negocios.
Tu solución de firma debe funcionar en los dispositivos que tus clientes encuentran más convenientes. Desde computadoras de escritorio hasta teléfonos inteligentes y tabletas, asegúrate de que el método de firma de tus documentos sea lo más accesible y optimizado posible.
Integrar con otros sistemas empresariales
Poder integrar tu solución de firma con otros sistemas es una forma beneficiosa de automatizar procesos y liberar tiempo. Por ejemplo, cuando un cliente firma un contrato, esto puede trabajar de inmediato con tu CRM para actualizar la información que tienes sobre ellos sin que un vendedor tenga que recordar completar este proceso. Así, mantienes al día el estado de tus clientes en tus sistemas.
Preguntas Frecuentes
¿Se pueden utilizar las firmas electrónicas en procedimientos judiciales en la UE?
El reglamento eIDAS establece que una firma electrónica no puede ser rechazada por su simple naturaleza electrónica, lo que la hace adecuada para su uso en documentos legales.
¿Existen industrias en las que no se aconseje usar firmas electrónicas en la UE?
Dado que una firma electrónica tiene el mismo estatus legal en cada uno de los estados miembros de la UE, lo que facilita el comercio transfronterizo, las firmas electrónicas no solo son aceptables en todas las industrias, sino que también son beneficiosas para facilitar el comercio adicional.
¿Qué debo hacer si mi firma electrónica es comprometida?
Debido a que la firma electrónica está vinculada a tu identidad única y respaldada por documentos personales, una clave privada y autenticación multifactor, la probabilidad de que tu firma sea comprometida es baja. En el raro caso de que esto ocurra, se recomienda ponerse en contacto con la autoridad certificadora para recibir orientación.
Ahora que sabes cómo crear una firma electrónica válida reconocida en la UE, puedes firmar documentos con confianza, sabiendo que están vinculados de manera segura a tu identidad y que existe evidencia del estado de los datos en el momento en que firmaste. Para las empresas que adoptan firmas digitales, es crucial asociarse con la plataforma adecuada de soluciones de firma.
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Referencias y lecturas adicionales
- Introducción a las firmas electrónicas
- Precios de Entrust Signhost
- Construir una identidad digital confiable
- Soluciones eIDAS para ciudadanos
- Soluciones eIDAS para pymes
- ¿Es vinculante una firma electrónica?
Descargo de responsabilidad: Este contenido no constituye asesoría legal. La idoneidad, validez o admisibilidad de los documentos electrónicos dependerá de varios factores, como el país o estado en el que operes, el país o estado en el que se distribuirá el documento electrónico y el tipo de documento electrónico involucrado. Se debe consultar a un abogado apropiado para analizar las posibles implicaciones legales y preguntas relacionadas con el uso de documentos electrónicos.