¿Qué es una Firma Electrónica + Ejemplo (Y Qué No Es)?

La firma electrónica está en auge a medida que movemos más de nuestras vidas en línea. Allied Market Research informa que el mercado global de firmas electrónicas tenía un valor de 517 millones de dólares en 2015 y se espera que alcance los 3.4 mil millones de dólares en 2022. Otro estudio de Markets And Markets predice que el mercado europeo experimentará el mayor crecimiento debido a que "la conciencia relacionada con la firma digital está siendo ampliamente abordada en Europa y se enfatiza aún más por las estrictas regulaciones gubernamentales".

No cabe duda de que la necesidad de distanciamiento social provocada por la pandemia de coronavirus está acelerando esta tendencia. Los expertos dicen que “con la expansión del uso de firmas electrónicas en el clima actual, es probable que estas prácticas continúen utilizándose una vez que la vida vuelva a la normalidad y se reabran las oficinas”.

Con la consultoría empresarial Forrester descubriendo que las empresas ahorraron hasta 22,000 horas anuales al adoptar la tecnología de firmas electrónicas y Forbes informando que las empresas pueden lograr ahorros de eficiencia de entre 70 y 80 % en comparación con depender exclusivamente de firmas físicas, es hora de ver cómo las firmas electrónicas pueden funcionar para su organización.

Este artículo explicará qué es una firma electrónica, qué no es y qué debe saber antes de utilizar esta tecnología en su organización. Además, encontrará un ejemplo de una firma electrónica para darle una idea de cómo funciona en la vida empresarial diaria.

Beneficios de usar firmas electrónicas

Hay numerosos beneficios al usar firmas electrónicas sobre las firmas manuscritas. Aquí están algunas de las razones para elegir un sistema de firma electrónica para su negocio:

Fácil y conveniente de usar

Es fácil enviar solicitudes de firmas a través de su sistema de documentos o CRM. Luego, los clientes pueden simplemente firmar usando una PC, tableta o teléfono inteligente de manera rápida y sin complicaciones. No es necesario que descarguen software. Solo abren el documento y hacen clic para firmar.

Ahorro de tiempo

Puede obtener documentos firmados en minutos, incluso si sus clientes están al otro lado del mundo. No tiene que perder tiempo esperando que los documentos físicos viajen de un lado a otro por correo. No hay múltiples faxes ni escaneos por correo electrónico que imprimir, firmar, volver a escanear y enviar. Todo sucede en línea de manera limpia y efectiva. Esto ayuda a aumentar la productividad en su lugar de trabajo.

Cumplimiento

Cada firma genera un recibo de transacción para proporcionar una cadena de auditoría para sus procesos. Puede probar la autenticación electrónica de cada transacción que realice.

Seguridad

Debido a que cada firmante debe someterse a una identificación electrónica, puede estar seguro de que cada transacción es completamente genuina. Sabe quién firmó el documento, cuándo lo firmó y dónde lo firmó, lo cual es mucho más confiable que con una firma manuscrita.

Rentable

Enviar numerosos documentos en papel puede costar mucho dinero. Tiene los costos de papel y tinta, los costos de impresión, los sobres, los cargos postales y el tiempo de los empleados encargados de ver ese proceso y luego recibir las respuestas. Un sistema automatizado que requiera una firma electrónica es mucho más rentable.

Optimizado para diferentes legislaciones

Las reglas para implementar firmas electrónicas varían en todo el mundo. Pero puede encontrar un proveedor como Signhost que sea lo suficientemente flexible como para cumplir con las muchas leyes locales diferentes. Con la solución adecuada, puede estar seguro de que su documento firmado es válido dondequiera que esté usted y sus clientes.

Mejora de la experiencia del cliente

Un sistema más rápido y eficiente no solo beneficia a sus empleados, también hace que las cosas funcionen más fácilmente para sus clientes. Si el proceso de revisar y firmar documentos es más fácil y rápido, eso solo puede ser algo bueno para la experiencia del cliente. A su vez, eso refleja bien en su negocio.

Diferencia entre firmas digitales y electrónicas

Aunque la gente suele usar los términos ‘firma digital’ y ‘firma electrónica’ de manera intercambiable, en realidad son dos elementos separados. Aquí hay una guía básica de la diferencia entre ambas.

Tipo de firma

Tipos de firmas electrónicas

Existen tres tipos diferentes de firmas electrónicas, cada una de las cuales se usa en diversas situaciones, según el nivel de seguridad y verificación requerido. Aquí hay una guía de los tres tipos diferentes.

1. Firma electrónica simple (SES)

También conocida como firma electrónica básica, esta es cualquier firma utilizada para probar la confirmación o aceptación del contenido del documento. Puede manifestarse de cualquier forma, incluida la acción de tocar un botón que diga "Acepto", dibujar y guardar una firma a mano alzada en un programa de computadora, o una firma manuscrita que se escanea y carga en su dispositivo.
Úsela cuando no sea esencial verificar la identidad de la persona que firma el documento.

2. Firma electrónica avanzada (AES)

Esta firma proporciona más seguridad, ya que le permite verificar la identidad del firmante. Sin embargo, no requiere que garantice su identidad. Debe asegurarse de que nadie pueda cambiar el contenido o la redacción del documento una vez que haya sido firmado con un AES.
Debe usar un Dispositivo Seguro de Creación de Firmas (SSCD) para poder aceptar un AES para un documento.

3. Firma electrónica cualificada (QES)

También conocida como firma electrónica de no-repudio, este tipo de firma electrónica tiene el mismo peso que una firma manuscrita en un documento. Tiene un estatus legal especial en la UE y, en caso de disputa, corresponde a la persona que disputa la validez de la firma demostrar que no es válida. Con una SES o AES, la carga recae sobre la parte que solicitó la firma.
Para emitir un QES, se debe identificar al firmante mediante un método de verificación aceptable (como una reunión en persona o una reunión remota bajo ciertas condiciones) y autenticación multifactor.
Debe usar un Dispositivo de Creación de Firmas Cualificadas (QSCD) para poder aceptar un QES para un documento.

¿Es legal una firma electrónica?

Las firmas electrónicas son legales en muchos países de todo el mundo, incluidos todos los estados miembros de la UE, el Reino Unido y los EE. UU. Existen reglas variadas dentro de cada país en cuanto a qué tipo de documentos pueden y no pueden ser firmados electrónicamente.

La Unión Europea tiene el Reglamento eIDAS de 2016, que garantiza que una firma digital es legal y ejecutable.

El Reino Unido ha permitido las firmas electrónicas desde la Ley de Comunicaciones Electrónicas de 2000, pero adoptó el reglamento eIDAS en 2016, cuando aún era miembro de la UE. La Comisión de Derecho confirmó en 2018 que las empresas podían usar firmas electrónicas legalmente.

La Ley ESign de EE. UU. fue firmada en 2000, proporcionando “una regla general de validez para registros y firmas electrónicas en transacciones en o que afecten el comercio entre estados o extranjero”.

Además, cada país requiere diferentes formas de identificación y métodos de firma electrónica. Por eso, es importante elegir una solución de firma electrónica que le proporcione los últimos métodos para ayudarle a cumplir con los métodos locales de firma e identificación requeridos en la jurisdicción en la que está trabajando.

El reglamento eIDAS

El reglamento eIDAS entró en vigor en 2016, con el objetivo de mejorar el proceso para realizar transacciones electrónicas a través de la unión. Reemplazó la Directiva de Firma Electrónica. eIDAS significa Identificación Electrónica, Autenticación y Servicios de Confianza, y trata sobre el uso de firmas electrónicas y los medios para hacerlas más seguras y convenientes.

eIDAS permite a las empresas y ciudadanos de la UE usar los esquemas nacionales de identificación electrónica de su propio país para realizar transacciones electrónicas seguras en cualquier otro estado miembro. También proporciona la garantía de que los documentos firmados electrónicamente realizados a través de diferentes naciones dentro del bloque mantengan el mismo estatus legal que un documento físico con firma manuscrita.

El reglamento clasifica los diferentes niveles de seguridad de las firmas, utilizando el sistema SES, AES y QES. eIDAS establece que el QES emitido por un Proveedor de Servicios de Confianza (TSP) es la forma más confiable de firma electrónica. Un QES que cumpla con las especificaciones establecidas dentro del reglamento y tenga la identidad digital del firmante incrustada es menos probable que se impugne que una firma de menor seguridad.

Las reglas se aplican en toda la UE, pero los estados miembros pueden establecer sus propias reglas sobre qué tipos de transacciones pueden o no completarse con una firma electrónica.

Cómo obtener una firma electrónica

Si necesita una firma electrónica simple, avanzada o cualificada, lea estas guías para averiguar cómo obtenerlas.

Cómo obtener una SES

Existen varias formas de obtener una firma electrónica simple, pero este es el proceso general:
Dibuje su firma a mano alzada en Paint o en un programa similar; escanee una copia de su firma escrita con bolígrafo; tome una fotografía de su firma; escriba su nombre y elija su fuente favorita.
Guarde la firma como un archivo en su dispositivo.

Cómo obtener una AES

Para obtener una firma electrónica avanzada, hay algunas condiciones que debe cumplir.
Debe poder vincular al firmante directamente y de manera única a la firma mediante un SSCD.
El firmante tiene el control total de la firma a través de los protocolos de Infraestructura de Clave Pública (PKI).
La firma está vinculada al documento de manera que impide que se realicen cambios en él una vez que el destinatario lo firma. Puede obtener un AES en uno de los sitios web que proporcionan dichos servicios.

Cómo obtener un QES

Para obtener una firma electrónica cualificada, debe cumplir con los requisitos para una firma electrónica avanzada, pero también debe tomar algunos pasos más para lograr el estatus cualificado.
Use un QSCD para generar un certificado digital cualificado.
Un Proveedor de Servicios de Confianza, calificado por el gobierno local, debe gestionar los datos de creación para mantenerlos confidenciales, únicos y prevenir la falsificación de los datos. En la UE, solo puede usar TSP que estén en las Listas de Confianza de la UE.
Debe usar los últimos métodos de firma e identificación asociados con los países en cuestión. Hemos proporcionado una lista de los aceptados en 12 países europeos.

Cómo firmar un documento en línea

Cuando recibes un documento que necesitas firmar, a pesar del trabajo técnico que ocurre en segundo plano para asegurar la naturaleza única y confidencial de los datos y la infraestructura de clave pública (PKI), el proceso es en realidad muy sencillo. Así es como funciona con Signhost:

Recibes la solicitud de firma, que podría guiarte a una página en el sitio web de la empresa para ver el documento. Alternativamente, el documento podría estar incrustado en un correo electrónico.

Lee el documento y encuentra la sección que requiere la firma.

El programa te pide que te identifiques utilizando uno de los métodos de verificación aceptados para tu región y el nivel de garantía requerido para la firma. La empresa puede elegir restringir las opciones permitidas en tu jurisdicción dependiendo de las que priorice. Algunas opciones incluyen una verificación con selfie de pasaporte, dirección IP, correo electrónico, aplicaciones como iDIN y métodos de autenticación de terceros como PKI, DigiD o eHerkenning.

Escribe tu nombre en el cuadro pequeño, luego dibuja tu firma a mano alzada en el cuadro más grande.

Haz clic en ‘Firmar’ y recibirás un mensaje que te indicará que has firmado el documento con éxito.

Ejemplos de firmas electrónicas

Aquí hay algunos ejemplos de situaciones en las que las firmas electrónicas pueden revolucionar tus flujos de trabajo.

Incorporación de empleados

Comenzar un nuevo trabajo puede ser una experiencia abrumadora, y eso se ve multiplicado cuando te enfrentas a montañas de papeles para leer y firmar. Cuando piensas en los formularios que necesitas completar durante el proceso de incorporación, hay tantos para considerar:

• Contrato de empleo
• Documentos de salud y seguridad
• Código de conducta
• Consentimiento para verificación de antecedentes
• Documentos de pensión del lugar de trabajo

No solo es difícil para el nuevo empleado hacer un seguimiento de la documentación, sino que hacer llegar los formularios correctos a los departamentos correspondientes una vez que se firman está lleno de oportunidades para cometer errores.

Mover la documentación y los requisitos de firma en línea asegura que cada departamento reciba la confirmación que necesita. Y el empleado mantiene un escritorio ordenado con un simple flujo de trabajo en pantalla para completar en su primer día, junto con un registro digital de todo lo que ha firmado.

Contratos con clientes

Los clientes buscan conveniencia, y los métodos tradicionales de pedirles que se reúnan contigo en un lugar y hora específicos para firmar un contrato y sellar una venta son muy a menudo donde el trato se quiebra. De manera similar, esperar a que un cliente reciba un documento por correo, lo firme, luego busque un sobre lo suficientemente grande, compre un sello y camine hasta el buzón es increíblemente incómodo.

Nuestras vidas se mueven cada vez más rápido, y estos procesos parecen estancados en la Edad Oscura en comparación con lo sencillo que es comprar productos regulares en línea.

Si eres un agente inmobiliario, agente de alquiler, banco, concesionario de automóviles, minorista de teléfonos móviles, agencia de viajes, agencia de seguros o cualquier otra empresa que requiera que los clientes firmen contratos antes de completar una venta, las firmas electrónicas hacen que sea mucho más probable que cierres el trato. El cliente puede leer el documento en su teléfono inteligente, verificar su identidad y dejar su firma en minutos, dondequiera que esté en el mundo.

Logística de la cadena de suministro

La logística de la cadena de suministro puede ser extremadamente sensible al tiempo. Necesitas asegurarte de que los productos lleguen a tiempo, después de haber despejado el espacio para almacenarlos y justo antes de que necesites usarlos. Un retraso causado por un contrato que se perdió en el correo o que ha estado en una pila de correo sin abrir en un escritorio durante días puede tener efectos secundarios en la programación de un proyecto. Esto puede generar costos adicionales y todo se puede evitar utilizando firmas electrónicas.

Con múltiples partes interesadas involucradas, poder enviarles documentos instantáneamente, hacer un seguimiento de cuándo los firman y enviar recordatorios antes de la fecha de vencimiento puede mantener la operación funcionando sin problemas.

Nadie tiene que viajar a otro lugar para firmar un documento en persona, todos pueden completar la tarea desde su escritorio y continuar con la parte de la cadena que les corresponde.

Además, la capacidad de firmar y enviar documentación más rápidamente y de manera más conveniente puede ayudarte a ser más ágil y aprovechar buenas tarifas antes de que suban. También es conveniente para las auditorías que todos los aspectos de tu participación en la cadena de suministro estén almacenados en un sistema de archivos fácil de encontrar en la nube. En lugar de tener que revisar una gran cantidad de documentos para satisfacer a los inspectores, puedes buscar los documentos necesarios a través de tu plataforma de firmas electrónicas y encontrarlos de inmediato.

Negocios sin contacto

Mientras el mundo sigue bajo los efectos de la pandemia de COVID-19, la capacidad de realizar negocios sin contacto innecesario es invaluable. No es necesario hacer que las partes viajen a través de países o incluso continentes solo para firmar un documento, lo que aumentaría el riesgo de que contraigan o propaguen el virus. En cambio, puedes completar el negocio desde tus propios lugares de trabajo de manera segura y protegida.

Otro beneficio es no tener que usar equipos de oficina compartidos como impresoras, fotocopiadoras y escáneres, que podrían propagar la infección si fueron utilizados previamente por alguien que la porta.

Preguntas frecuentes

¿Qué se considera una firma electrónica?

De manera muy simple, una firma electrónica es cualquier cosa que denote que el usuario acepta, reconoce o adopta el contenido de un documento digital.

¿Cómo se ve una firma electrónica?

Puede ser un símbolo, palabra o nombre escrito, la acción de tocar un botón que diga ‘Acepto’ o similar, o una representación escaneada, fotografiada o dibujada digitalmente de una firma manuscrita. En algunos casos, puede ser una combinación de números, como el PIN utilizado en la banca.

¿Qué tipo de autenticación se requiere para diferentes documentos?

El tipo de autenticación requerida para los documentos depende a menudo de la empresa individual, pero también puede depender de la legislación del país.

La regla general es que, cuanto más importante sea el documento, más estricta debe ser la autenticación. Por ejemplo, firmar un paquete en el terminal del repartidor es una Firma Electrónica Simple que no requiere que el repartidor verifique o autentique tu identidad. Sin embargo, cuando se cierra un trato de €100,000, necesitarás una Firma Electrónica Cualificada, que te permita verificar y autenticar la identidad de la otra parte.

Debes tener en cuenta que, con una Firma Electrónica Simple o Avanzada, es responsabilidad de la persona que solicitó la firma demostrar que la persona correcta la firmó si afirman que no fueron responsables en el futuro. Si un firmante afirma que no hizo una Firma Electrónica Cualificada, será responsabilidad de ellos demostrar que no lo hicieron. Esto muestra la protección que una Firma Electrónica Cualificada (QES) ofrece a tu negocio.

¿Algunas firmas son más vinculantes legalmente que otras?

A menos que puedas probar que un firmante efectivamente hizo una SES o AES, existe la posibilidad de que un contrato sea invalidado si afirman que no estuvieron de acuerdo con el trato. Una QES siempre es válida en los tribunales.

¿Es seguro usar firmas electrónicas para firmar documentos?

Cuando utilizas una QES, puedes asegurarte de la seguridad de la firma electrónica. La firma está conectada exclusivamente al firmante mediante un método de autenticación como PKI o similar. El Proveedor de Servicios de Confianza asegura la encriptación y mantiene la información confidencial, evitando la falsificación.

El firmante tiene que verificar y autenticar su identidad y existe un rastro de auditoría que muestra los pasos que seguiste para asegurarte de que la persona que firmó el documento era la parte correcta.

¿Es una firma de correo electrónico legalmente vinculante?

Una firma de correo electrónico es prácticamente una Firma Electrónica Simple en términos de eIDAS. No existen reglas establecidas en la normativa que hagan que una firma de correo electrónico sea vinculante legalmente, pero existe la posibilidad de llevarlo a los tribunales. Cada pieza de texto que identifique de manera única a un individuo, incluida una firma de correo electrónico, puede ser utilizada como evidencia en una demanda. Pero la persona que presenta la reclamación tiene la responsabilidad de probar que la firma de correo electrónico fue utilizada por la persona que posee la cuenta de correo electrónico.

Conclusión

Existen muchos tipos diferentes de firma electrónica. Puede ser tan simple como una casilla de verificación o botón en los términos y condiciones de un sitio web hasta la firma que inicia un proyecto multimillonario. Saber qué tipo de firma electrónica usar es clave para el cumplimiento y para mantener tus acuerdos seguros.

Ahora que has visto qué es una firma electrónica, es más fácil entender cómo el software de firmas electrónicas como Signhost puede ayudar. Mantiene actualizados los requisitos de verificación más recientes en cada territorio importante y te permite usar una variedad de métodos de identificación. Funciona sin problemas cuando realizas negocios a través de fronteras y proporciona un recibo de transacción junto con un rastro de auditoría para cada firma. Prueba Signhost de forma gratuita ahora mismo para ver cómo revolucionará tu negocio.

Referencias y lecturas adicionales

• Consejos sobre firma electrónica de la UE
• Consejos del Gobierno del Reino Unido sobre firmas electrónicas
• Forbes sobre firmas digitales
• Casos de uso para firmas electrónicas
• Firmas electrónicas y notarización remota en línea

Descargo de responsabilidad: Este contenido no constituye asesoría legal. La idoneidad, ejecutabilidad o admisibilidad de los documentos electrónicos probablemente dependerá de varios factores, como el país o estado donde operas, el país o estado donde se distribuirá el documento electrónico, así como el tipo de documento electrónico involucrado. Se debe consultar con un asesor legal adecuado para analizar cualquier posible implicación legal y preguntas relacionadas con el uso de documentos electrónicos.Cómo firmar un documento en línea