Sello Electrónico vs Firma Electrónica - ¿Iguales o Diferentes?
La Unión Europea instó el Reglamento eIDAS, que entró en vigor en 2016, como una forma de generar confianza en el entorno en línea. Incluyó una legislación que estandarizó el uso correcto de la identificación electrónica, incluyendo marcas de tiempo electrónicas, servicios de certificados para la autenticación de sitios web, documentos electrónicos, así como sellos electrónicos y firmas electrónicas en todos los estados miembros de la UE.
Pero, al crear un documento, ¿cómo saber cuál usar entre un sello electrónico y una firma electrónica? ¿Y cuándo se necesita usar ambos? Lee este artículo para averiguarlo.
¿Qué es un Sello Electrónico?
El Reglamento eIDAS describe un sello electrónico como “datos en forma electrónica, que se adjuntan o asocian lógicamente con otros datos en forma electrónica para garantizar el origen e integridad de estos últimos.”
Puedes ver un eSeal como el equivalente digital de un sello colocado en un documento en papel para confirmar su origen e integridad. El sello electrónico solo puede asociarse con una persona jurídica o entidad, y no con una persona natural. Hay dos formas de eSeal descritas en eIDAS:
Sellos Electrónicos Avanzados
Sellos Electrónicos Calificados
Usar un sello electrónico significa que tu organización puede demostrar la integridad de la información en un documento sin tener que hacer que una persona específica, como el CEO, firme manualmente. Esto acelera el flujo de trabajo y ahorra el tiempo valioso de la persona en cuestión.
Diferencia entre Sello Electrónico y Firma Electrónica según eIDAS
Aunque los sellos electrónicos y las firmas electrónicas realizan algunas de las mismas funciones, también existen varias diferencias entre ambos. Esta tabla muestra las diferencias entre los sellos y las firmas:
La Diferencia – Sello Electrónico vs Firma Electrónica
| Sello Electrónico | Firma Electrónica | Firma Electrónica |
|---|---|---|
| ¿Quién lo usa? | Solo personas jurídicas y entidades. | El Sello Electrónico es solo para personas jurídicas y entidades, mientras que la Firma Electrónica la pueden usar tanto personas naturales como jurídicas. |
| ¿Cómo se crea? | De forma manual, por una persona natural autorizada para actuar en nombre de una entidad jurídica que emite el sello, o utilizando automatización mediante sistemas de información. | El Sello Electrónico se crea mediante un proceso manual o automatizado por la entidad jurídica, mientras que la Firma Electrónica la crea el firmante que verifica el contenido del documento. |
| ¿Cuál es la intención? | Garantizar la autenticidad y el origen de los datos dentro de un documento. | El Sello Electrónico garantiza la autenticidad del documento, mientras que la Firma Electrónica muestra un compromiso con el contenido y verifica la identidad del firmante. |
| Versiones | * Sellos Electrónicos Avanzados * Firmas Electrónicas Calificadas | * Firmas Electrónicas Simples * Firmas Electrónicas Avanzadas * Firmas Electrónicas Calificadas |
Sello Electrónico Avanzado (AdESeal) vs Firma Electrónica Avanzada (AES)
| AdESeal | AES |
|---|---|
| únicamente vinculado al creador del sello | únicamente vinculado al firmante |
| capaz de identificar al creador del sello | capaz de identificar al firmante |
| creado utilizando datos de creación del sello electrónico | creado utilizando datos de creación de la firma electrónica |
| puede detectar cualquier cambio realizado en los datos después de la creación del sello | puede detectar cualquier cambio realizado en los datos después de la firma |
Sello Electrónico Calificado (QESeal) vs Firma Electrónica Calificada (QES)
| QESeal | QES |
|---|---|
| únicamente vinculado al creador del sello | únicamente vinculado al firmante |
| capaz de identificar al creador del sello | capaz de identificar al firmante |
| creado utilizando un dispositivo de creación de sellos calificados (QSealCD) | creado utilizando un dispositivo de creación de firmas calificado (QSCD) |
| puede detectar cualquier cambio realizado en los datos después de la creación del sello | puede detectar cualquier cambio realizado en los datos después de la firma |
El QESeal y el QES proporcionan la mayor seguridad cuando se trata de sellos electrónicos y firmas electrónicas. Tienen la misma validez legal que sus equivalentes manuscritos o estampados dentro de la UE, sin importar en qué estado miembro se hayan creado.
eIDAS dice sobre el QESeal: “El sello electrónico calificado disfrutará de la presunción de integridad de los datos y de la corrección del origen de esos datos a los que esté vinculado el sello electrónico calificado.”
Requisitos para los Sellos Electrónicos
Los requisitos para los sellos electrónicos se centran en la identificación de la parte que los crea. Deben vincularse de forma única al creador para que no haya duda de que la entidad que emite el documento es quien dice ser. Además, una vez que se coloca el sello en el documento, debe poder determinarse si alguien ha alterado el contenido posteriormente. Esto es para mantener la integridad de los datos contenidos en él.
Un Sello Electrónico Calificado debe crearse utilizando un QSealCD y basado en un certificado calificado emitido por un Proveedor de Servicios de Confianza Calificado en la Lista de Confianza de la UE.
¿Cómo Funciona un Sello Electrónico?
Un QESeal utiliza un certificado digital emitido por una autoridad certificadora (CA) en un estado miembro para crear un sello único para el creador del documento que se vincula al texto de manera que no se pueda cambiar. La infraestructura de clave pública (PKI) utilizando una clave privada vincula al usuario emisor con el documento de forma única a través de firmas digitales (no confundir con firmas electrónicas). El destinatario del documento tiene la clave pública, lo que significa que puede determinar si ha habido algún cambio posterior en los datos dentro de él. Esto asegura la validez e integridad del documento sellado.
Normalmente, la persona encargada de emitir el sello en nombre de su organización tendrá que usar una tarjeta inteligente, ingresar un PIN o confirmar su identidad mediante un tipo de biometría, como una huella dactilar. Esto confirma que la persona es quien dice ser y tiene derecho a actuar en nombre de la entidad legal que envía el documento sellado.
El QESeal tiene el mismo efecto legal para las transacciones electrónicas que un sello físico tiene en el entorno fuera de línea.
Si surgen procedimientos legales, el creador del sello no puede afirmar que no lo proporcionó, ya que la firma digital de la organización está intrínsecamente vinculada a él.
Casos de Uso del Sello Electrónico
Existen muchas situaciones en las que podrías necesitar usar un sello electrónico. Por ejemplo:
- Enviar un contrato a un cliente o posible empleado, para asegurar que el documento es legítimo y no ha sido alterado entre el momento en que lo envía la organización y cuando lo recibe la persona.
- Antes de eIDAS, el CEO de una organización podría haber tenido que estar físicamente presente en la oficina para firmar contratos de transporte, por ejemplo. Con un eSeal, los empleados autorizados pueden sellar estos documentos en nombre del CEO y cerrar acuerdos instantáneamente, acelerando el proceso de trabajo.
- Generar confianza en el destinatario de información sensible, como informes financieros, donde es importante saber que los datos son correctos y no han sido modificados.
- La capacidad de sellar múltiples documentos automáticamente es útil para facturación masiva. Cada documento se sella y se marca con fecha y hora, manteniendo su integridad y proporcionando también un registro de auditoría de fácil acceso para garantizar el cumplimiento de la organización.
Limitaciones del Sello Electrónico
Aunque el sello electrónico es extremadamente útil y esencial para mantener la integridad de los documentos que una entidad legal envía, no puede reemplazar las firmas electrónicas. El sello simplemente garantiza la autenticidad para que el destinatario pueda estar seguro de que ha recibido el documento original sin alteraciones. Para mostrar la intención de comprometerse con el contenido de un documento, se debe usar una firma electrónica.
Existen similitudes entre las firmas y los sellos, pero las diferencias también son muy importantes. Estas dos tecnologías trabajan juntas, pero realizan tareas diferentes. Un sello electrónico no puede asumir ambos roles por sí solo.
Otra limitación del sello electrónico es que no puede ser creado en nombre de una persona natural. Es decir, un individuo no puede tener su propio e-sello. Está reservado exclusivamente para personas jurídicas y entidades, aunque las personas naturales dentro de una organización pueden estar autorizadas para crear sellos en nombre de la empresa.
FAQ
¿Qué tipo de documentos se pueden sellar electrónicamente?
Cualquier tipo de documento que envíes puede ser sellado electrónicamente. Ya sea un contrato, un informe financiero, una factura, una factura de servicios públicos, un estado bancario, información médica o incluso un recibo de cliente, sellarlo electrónicamente agrega un nivel adicional de seguridad. En un mundo donde los clientes siempre están atentos a las estafas de phishing, un e-sello proporciona la garantía de que el documento en cuestión es genuino y seguro de abrir y actuar sobre él.
¿Cómo se sella un contrato electrónicamente?
Puedes sellar un contrato electrónicamente utilizando una solución de sellado electrónico como Certify de Signhost. Simplemente genera el sello para tu empresa y adjúntalo a los documentos que envíes a través de esa herramienta.
Conclusión
Si tu organización quiere reducir el uso de procesos en papel, ahorrar tiempo, acelerar el flujo de trabajo de contratación y generar más confianza con los clientes, el uso de un sello electrónico es una parte clave de esto. Cuando se trata de sello electrónico vs firma, a menudo no es necesario elegir entre uno u otro. Pueden complementarse entre sí. El sello proporciona la confianza de que el documento es seguro para verificar usando la firma. Para ver cómo los sellos electrónicos y otras herramientas de identificación digital pueden funcionar para ti, prueba la plataforma Signhost de forma gratuita hoy mismo.
Referencias y Lecturas Adicionales
- Guía oficial de eIDAS
- Solución de Firma Electrónica
- Herramientas para Proveedores de Servicios de Confianza
- Directrices de Seguridad para Sellos Electrónicos
Disclaimer: Este contenido no constituye asesoramiento legal. La idoneidad, la ejecutabilidad o la admisibilidad de los documentos electrónicos probablemente dependerán de muchos factores, como el país o estado en el que operas, el país o estado donde se distribuirá el documento electrónico, así como el tipo de documento electrónico involucrado. Se debe consultar a un asesor legal adecuado para analizar cualquier posible implicación legal y preguntas relacionadas con el uso de documentos electrónicos.