¿Qué es un sello electrónico?

Un sello electrónico, o “eSeal”, es la contraparte digital de un sello o timbre tradicional. Se utiliza para verificar y asegurar datos electrónicos. El Reglamento eIDAS define un eSeal como “datos en formato electrónico, que se adjuntan o se asocian lógicamente con otros datos en formato electrónico para garantizar el origen e integridad de estos últimos”.

Tipos de sellos electrónicos

Hay dos tipos de eSeals:

• Sello electrónico avanzado
  • Un sello electrónico avanzado, aunque ofrece un nivel de seguridad inferior, puede detectar cualquier cambio en un documento electrónico después de su sellado. Se genera en un Módulo de Seguridad de Hardware (HSM) utilizando la clave privada del creador. El sello está vinculado de forma única al creador y a los datos, lo que garantiza un nivel sustancial de integridad.
• Sello electrónico cualificado
  • Un sello electrónico cualificado posee el más alto nivel de reconocimiento y seguridad. Se crea utilizando un Dispositivo Cualificado de Creación de Sellos (QSCD) que cumple con protocolos y regulaciones de seguridad avanzadas para garantizar la autenticidad e integridad. El sello también requiere un certificado emitido por un proveedor cualificado de servicios de confianza para verificar su autenticidad.

Cómo funcionan los sellos electrónicos

Los siguientes procesos están involucrados en la creación y verificación de eSeals:

• Preparación del documento: El documento o datos electrónicos que requieren sellado se finalizan. Puede estar en cualquier formato, como un documento de Word o un archivo PDF.
• Creación del sello: Se aplican algoritmos hash para generar una cadena única del contenido. Se utilizan un HSM certificado y un certificado digital para crear un sello que identifique de manera única al emisor. Se genera un par de claves pública y privada.
• Aplicación del sello: La entidad legal o la persona responsable de sellar los datos utiliza un software especializado para incrustar el sello. El sello puede estar representado por una imagen o un logotipo, por ejemplo.
• Autenticación del sello: La clave privada generada vincula los datos con el creador del documento. Se crea de acuerdo con el contenido del documento, garantizando su autenticidad.
• Añadir una marca de tiempo: La marca de tiempo registra la hora y la fecha del sellado para fines legales y para evitar la antedatación.
• Distribución del documento: El documento sellado se envía a la parte destinataria.
• Verificación del sello: El destinatario utiliza la clave pública para verificar el sello. Si el documento no ha sido modificado y proviene de una fuente genuina, puede considerarse válido.

Sello electrónico vs firma electrónica

Los principales factores diferenciadores entre eSeals y eSignatures son:

• Usuarios
  • Un sello electrónico solo puede ser utilizado por una persona jurídica o entidad, mientras que una firma electrónica puede ser utilizada por una persona física o jurídica.
• Intención
  • Un eSeal garantiza el origen del documento y la validez de su contenido, mientras que una firma electrónica verifica la identidad del firmante y demuestra su compromiso con el contenido.
• Creación
  • La aplicación del sello electrónico puede ser manual o automatizada, lo que agiliza las operaciones de la empresa. Una firma electrónica, sin embargo, requiere acción y verificación directa.

Usos

Los sellos electrónicos se pueden utilizar en los siguientes escenarios:

• Sellado de documentos
  • Los sellos electrónicos validan contratos y otros documentos legales, como órdenes judiciales, testamentos y poderes notariales. Estos documentos sellados se consideran legalmente vinculantes y seguros.
• Autenticación de productos
  • Un eSeal puede validar el origen y la legitimidad de productos digitales o tangibles. También se utiliza en transacciones digitales para certificar la integridad y validez de los datos asociados.
• Servicios notariales
  • Los notarios electrónicos utilizan eSeals para ofrecer servicios de notaría digital y autenticar documentos, ahorrando tiempo y costos.
• Identidad corporativa
  • Los sellos electrónicos se utilizan comúnmente para establecer la marca de una corporación y representar su identidad en transacciones en línea. Estos sellos a menudo incluyen el logotipo o emblema de la compañía.
• Firma masiva
  • Una razón importante para utilizar eSeals en lugar de eSignatures es que el proceso de firma es escalable, adecuado para verificar grandes volúmenes de documentos a la vez.

Estado legal de un sello electrónico

El estado legal de los sellos electrónicos depende de la jurisdicción. De acuerdo con las regulaciones eIDAS del Reino Unido y la UE, los sellos electrónicos pueden utilizarse como prueba de que el emisor de un documento digital es una persona jurídica y que su origen e integridad están asegurados. La Ley ESIGN establece la estructura legal para el uso de firmas y sellos electrónicos en los EE.UU.

Es importante tener en cuenta que el reconocimiento y la aprobación de los sellos electrónicos depende de varios factores. Deben cumplir con los requisitos reglamentarios estándar y ofrecer un alto nivel de seguridad para tener precedencia legal.

*Descargo de responsabilidad: Este contenido no constituye asesoramiento legal. La idoneidad, aplicabilidad o admisibilidad de los documentos electrónicos dependerá probablemente de muchos factores, como el país o estado donde opera, el país o estado donde se distribuirá el documento electrónico, así como el tipo de documento electrónico involucrado. Se debe consultar a un asesor legal adecuado para analizar las posibles implicaciones legales y las preguntas relacionadas con el uso de documentos electrónicos.