Elektronisch Zegel versus E-handtekening – Hetzelfde of Verschillend?
De Europese Unie heeft de eIDAS-verordening in 2016 geïntroduceerd als een manier om vertrouwen in de online omgeving te creëren. Deze wetgeving standaardiseert het correcte gebruik van elektronische identificatie, waaronder elektronische tijdstempels, certificaatdiensten voor websiteauthenticatie, elektronische documenten en elektronische zegels en handtekeningen binnen alle EU-lidstaten.
Maar hoe weet u, bij het maken van een document, of u een elektronische zegel of handtekening moet gebruiken? En wanneer zijn beide nodig? Lees dit artikel om erachter te komen.
Wat is een Elektronische Zegel?
De eIDAS-verordening beschrijft een elektronische zegel als “gegevens in elektronische vorm, die zijn toegevoegd aan of logisch zijn gekoppeld aan andere gegevens in elektronische vorm om de oorsprong en integriteit van die gegevens te waarborgen.”
Een elektronische zegel kan worden gezien als het digitale equivalent van een stempel op een papieren document, die de oorsprong en integriteit van het document bevestigt. Een elektronische zegel kan alleen worden geassocieerd met een rechtspersoon of entiteit, en niet met een natuurlijke persoon. Binnen eIDAS worden twee vormen van elektronische zegels onderscheiden:
Met een elektronische zegel kan een organisatie de integriteit van de informatie in een document bewijzen, zonder dat een specifieke persoon, zoals de CEO, het document handmatig hoeft te ondertekenen. Dit versnelt workflows en bespaart kostbare tijd van deze persoon.
Verschil tussen Elektronische Zegel en Elektronische Handtekening volgens eIDAS
Hoewel elektronische zegels en elektronische handtekeningen bepaalde taken gemeen hebben, zijn er ook belangrijke verschillen. In de onderstaande tabel wordt het verschil weergegeven:
| Elektronische Zegel | Elektronische Handtekening |
|---|---|
| Wie gebruikt het? | Rechtspersonen en entiteiten. |
| Hoe wordt het gemaakt? | Handmatig door een natuurlijke persoon die gemachtigd is namens de rechtspersoon, of geautomatiseerd door informatiesystemen. |
| Wat is de bedoeling? | Waarborgen van de authenticiteit en herkomst van de gegevens in een document. |
| Versies | Geavanceerde Elektronische Zegels Gekwalificeerde Elektronische Zegels |
Geavanceerde Elektronische Zegel (AdESeal) vs Geavanceerde Elektronische Handtekening (AES)
| AdESeal | AES |
|---|---|
| Uniek gekoppeld aan de maker van het zegel. | Uniek gekoppeld aan de ondertekenaar. |
| In staat om wijzigingen in de gegevens na het aanmaken van het zegel te detecteren. | In staat om wijzigingen in de gegevens na ondertekening te detecteren. |
Gekwalificeerd Elektronisch Zegel (QESeal) vs Gekwalificeerde Elektronische Handtekening (QES)
| QESeal | QES |
|---|---|
| Uniek gekoppeld aan de maker van het zegel. | Uniek gekoppeld aan de ondertekenaar. |
| Gemaakt met een gekwalificeerd zegelaanmaakapparaat (QSealCD). | Gemaakt met een gekwalificeerd handtekeningaanmaakapparaat (QSCD). |
| In staat om wijzigingen in de gegevens na het aanmaken van het zegel te detecteren. | In staat om wijzigingen in de gegevens na ondertekening te detecteren. |
De QESeal en QES bieden het hoogste niveau van beveiliging voor elektronische zegels en handtekeningen. Ze hebben dezelfde juridische waarde als hun handgeschreven of gestempelde tegenhangers binnen de EU, ongeacht in welke lidstaat ze zijn gecreëerd.
eIDAS stelt over de QESeal: “Een gekwalificeerde elektronische zegel geniet het vermoeden van integriteit van de gegevens en de juistheid van de oorsprong van die gegevens waaraan de gekwalificeerde elektronische zegel is gekoppeld.”
Vereisten voor Elektronische Zegels
De vereisten voor elektronische zegels richten zich op de identificatie van de partij die ze heeft gecreëerd. Ze moeten uniek gekoppeld zijn aan de maker, zodat er geen twijfel bestaat over de identiteit van de entiteit die het document uitgeeft. Bovendien moet duidelijk worden of er wijzigingen in de inhoud zijn aangebracht na het aanbrengen van de zegel, om de integriteit van de gegevens te waarborgen.
Een Gekwalificeerde Elektronische Zegel moet worden gecreëerd met behulp van een QSealCD en gebaseerd zijn op een gekwalificeerd certificaat dat is uitgegeven door een Gekwalificeerde Trust Service Provider die is opgenomen in de EU Trusted List.
Hoe werkt een Elektronische Zegel?
Een QESeal gebruikt een digitaal certificaat dat is uitgegeven door een certificeringsautoriteit (CA) in een EU-lidstaat. Dit certificaat creëert een unieke zegel die aan het document wordt gekoppeld, zodat de inhoud niet kan worden gewijzigd. Public Key Infrastructure (PKI)-encryptie, met een privésleutel, koppelt de gebruiker die het document uitgeeft aan het document. De ontvanger van het document beschikt over de publieke sleutel en kan controleren of er wijzigingen in de gegevens zijn aangebracht.
De persoon die gemachtigd is om het zegel namens de organisatie te plaatsen, gebruikt meestal een smartcard, een pincode of biometrische verificatie (bijvoorbeeld een vingerafdruk) om hun identiteit te bevestigen.
De QESeal heeft dezelfde juridische waarde voor elektronische transacties als een fysieke stempel offline.
In geval van juridische procedures kan de maker van het zegel niet ontkennen dat het door hen is verstrekt, omdat de digitale handtekening van de organisatie intrinsiek aan het zegel is gekoppeld.
Gebruiksscenario's voor Elektronische Zegels
- Contracten verzenden: Zorg ervoor dat het document legitiem is en niet is aangepast tussen verzending en ontvangst.
- CEO-ondertekeningen vervangen: Medewerkers kunnen namens de CEO documenten verzegelen en transacties onmiddellijk afronden.
- Vertrouwen opbouwen: Bijvoorbeeld bij het verstrekken van gevoelige informatie zoals financiële rapporten.
- Batchverwerking: Automatisch meerdere documenten zoals facturen verzegelen en voorzien van een tijdstempel.
Beperkingen van de Elektronische Zegel
Hoewel een elektronische zegel uiterst nuttig is om de integriteit van documenten te waarborgen, kan het geen elektronische handtekeningen vervangen. Het zegel garandeert enkel de authenticiteit en integriteit van het document, maar toont geen intentie om akkoord te gaan met de inhoud.
Een ander nadeel is dat een elektronische zegel niet namens een natuurlijke persoon kan worden gemaakt. Alleen rechtspersonen en entiteiten kunnen een e-zegel gebruiken, hoewel natuurlijke personen binnen een organisatie gemachtigd kunnen zijn om deze namens de organisatie te plaatsen.
Veelgestelde Vragen
Welke documenten kunnen elektronisch worden verzegeld?
Alle soorten documenten kunnen worden voorzien van een elektronische zegel, zoals contracten, financiële rapporten, facturen, bankafschriften, medische informatie en kassabonnen. Een e-zegel biedt extra beveiliging en garandeert dat een document legitiem en veilig is.
Hoe verzegel je een contract elektronisch?
Een contract kan elektronisch worden verzegeld met behulp van een oplossing zoals Certify by Signhost. Genereer een zegel voor uw organisatie en voeg deze toe aan de documenten via het platform.
Conclusie
Als uw organisatie papiergebruik wil verminderen, tijd wil besparen, workflows wil versnellen en meer vertrouwen wil opbouwen bij klanten, is het gebruik van een elektronische zegel een essentiële stap. Wanneer het gaat om een elektronische zegel versus een handtekening, hoeft u vaak niet te kiezen: ze vullen elkaar aan. Het zegel biedt vertrouwen in de integriteit van het document, terwijl de handtekening de intentie om in te stemmen toont.
Wilt u ontdekken hoe elektronische zegels en andere tools voor digitale identificatie voor uw organisatie kunnen werken? Probeer het Signhost-platform gratis uit.
Referenties en Aanvullende Lezingen
*Disclaimer: Deze inhoud vormt geen juridisch advies. De geschiktheid, afdwingbaarheid of toelaatbaarheid van elektronische documenten is waarschijnlijk afhankelijk van veel factoren, zoals het land of de staat waarin u opereert, het land of de staat waarin het elektronische document zal worden verspreid, evenals het type elektronisch document. Passend juridisch advies dient te worden ingewonnen om mogelijke juridische implicaties en vragen met betrekking tot het gebruik van elektronische documenten te analyseren.