Is een e-handtekening rechtsgeldig? Definitief antwoord + checklist
Is een e-handtekening even rechtsgeldig als een handgeschreven handtekening? Dit is wat de wet er over zegt.
‘Is een e-handtekening rechtsgeldig?’ Deze vraag kan best wat verwarring opleveren. Zeker met het oog op uitspraken in recente rechtszaken. Wat zegt de wet hierover?
De Asociación de fabricantes de morcilla de Burgos (de vereniging van bloedworstfabrikanten in Burgos, Spanje) heeft in 2019 tevergeefs beroep aangetekend bij het Gerecht van de Europese Unie. Het ging om een document dat volgens het hof ‘onontvankelijk’ was. Het was per fax verstuurd en de handtekeningen waren gescand. In het document werd om een ‘handgeschreven handtekening van de gemachtigde of advocaat van de partij’ gevraagd. Volgens het hof bleef de uitspraak daarom van kracht. Ondanks dat het volgens de vereniging ging om gekwalificeerde elektronische handtekeningen. Die hebben binnen de EU dezelfde status als handgeschreven handtekeningen.
Het VK had deeIDAS-verordening van Europa al aangenomen toen ze nog bij de unie hoorden. Het grootste deel van de regelgeving is overgenomen na de Brexit. De arrondissementsrechtbank van Manchester oordeelde dat een advocaat een contract feitelijk had ondertekend door per e-mail akkoord te gaan met de verkoopprijs voor het land van zijn cliënt. Zijn naam en functie stonden onderaan in de e-mail. Volgens het hof had de e-mailhandtekening dezelfde waarde als een handgeschreven handtekening.
In dit artikel leest u wat de regels zijn voor elektronische handtekeningen en hun juridische relevantie. Daarnaast leest u ook het waarom van de uitspraken in deze rechtszaken.
Wettelijke bepalingen over e-handtekeningen
Hieronder staan de wettelijke bepalingen over elektronische handtekeningen voor de belangrijkste markten:
Markt | Bepalingen |
EU | De eIDAS-verordening is vanaf 1 juli 2016 van toepassing. Er staat in dat “het rechtsgevolg van een elektronische handtekening en de toelaatbaarheid ervan als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures mogen niet worden ontkend louter op grond van het feit dat de handtekening elektronisch is.” De verordening kent drie soorten elektronische handtekeningen:
|
VK | Na de Brexit heeft het Information Commissioner’s Office (ICO) in het VK bevestigd dat “de overheid de eIDAS-richtlijn heeft opgenomen in de Britse wetgeving.” Dit betekent dat de richtlijnen voor SES, AES en QES ook in het VK gelden. Het VK erkent de vertrouwensdiensten van de EU. Die zorgen voor de digitale certificaten van elektronische handtekeningen. De EU erkent de leverancier van vertrouwensdiensten uit het VK echter niet meer. Dat betekent dat een QES die in het VK is gemaakt mogelijk niet dezelfde waarde heeft in de EU. |
VS | De Verenigde Staten hebben de ESIGN-wet in 2000 ingevoerd. Hierdoor kregen elektronische handtekeningen dezelfde waarde als handgeschreven handtekeningen. De wet omschrijft een e-handtekening als “een elektronisch geluid, symbool of proces, gekoppeld aan of logisch geassocieerd met een contract of ander document dat is uitgevoerd of aanvaard door een persoon met de intentie om het document te tekenen.” Volgens de wet staat een ‘digitale handtekening’ ongeveer gelijk aan een QES in de EU. ESIGN gaat over de federale wetgeving. De Uniform Electronic Transactions Act (UETA) van 1999 is van toepassing op elektronische handtekeningen binnen de staatswet. De bepalingen zijn door de meeste staten overgenomen. Net als eIDAS schrijft UETA voor dat een handtekening niet ontkend kan worden, louter omdat die in elektronische vorm is. Illinois en New York hebben de UETA niet overgenomen. Zij hebben hun eigen, vergelijkbare, onafhankelijke regels voor e-handtekeningen. |
De e-mail van de advocaat in de zaak van de Britse grondverkoop hierboven was rechtsgeldig. De overeenkomst om tegen een bepaalde prijs te verkopen en de e-mailhandtekening die aangaf dat de advocaat beroepshalve handelde, voldeden samen aan de eisen van een SES. In de Spaanse zaak claimde de vereniging dat het document voldeed aan de QES. Ze hadden het document echter per fax verstuurd en niet via elektronische middelen. Een QES is alleen in elektronische vorm rechtsgeldig. Het hof bepaalde dat een fax niet als elektronisch wordt beschouwd.
Checklist: Wanneer is een elektronische handtekening rechtsgeldig?
Elk type elektronische handtekening kan rechtsgeldig zijn. Er bestaan daarvoor echter wel een aantal randvoorwaarden. Hier volgt een checklist met die voorwaarden.
Identiteit van de ondertekenaar
U moet de identiteit van de ondertekenaar kennen, wil de handtekening legitiem zijn. Met een SES kan dit eenvoudigweg een uitgeschreven naam zijn. Een QES vereist een digitale vingerafdruk. Die koppelt de ondertekenaar specifiek aan de handtekening.
Voor een SES hoeft u de identiteit van de ondertekenaar niet te controleren. Het woord van de ondertekenaar is voldoende. Voor een AES moet u de identiteit van de ondertekenaar controleren. Garanderen is niet nodig. Een QES geeft u 100% zekerheid over de identiteit van de ondertekenaar. Dit moet wel ondersteund worden door een ontmoeting. Dit kan zowel persoonlijk als via een videogesprek.
Ontkent de ondertekenaar dat hij het document heeft ondertekend? Dan ligt bij een SES of AES de bewijslast bij de opsteller van het document. Bij een QES is het aan de ondertekenaar om te bewijzen dat hij de handtekening niet heeft gezet.
Intentie om te ondertekenen
De Europese Commissie stelt dat dat “een elektronische handtekening een legaal concept is voor het vastleggen van de intentie van de ondertekenaar om gebonden te zijn aan de voorwaarden van het ondertekende document.” Dit betekent dat de ondertekenaar intentie moet laten zien, ongeacht het veiligheidsniveau van de handtekening. U kunt dit doen door een vakje aan te vinken, een knop met de tekst “Ik ga akkoord” aan te klikken of een willekeurig merkteken in het handtekeningvak te plaatsen. U identificeert en verifieert zich vervolgens via een systeem voor elektronische handtekeningen.
Integriteit van het document
Het is niet nodig om de integriteit van een gewone elektronische handtekening te garanderen. Bij geavanceerde of gekwalificeerde elektronische handtekeningen moeten wijzigingen na ondertekening van het document onmogelijk zijn of zichtbaar gemaakt kunnen worden. Deze verzegeling gaat meestal samen met een elektronische tijdstempel. Dit is essentieel voor de integriteit van de handtekening en het vertrouwen daarin.
Documentbeheer
Het is belangrijk om documentatie bij te houden tijdens het maken van een elektronische handtekening. Daarmee kunt u bewijzen dat opsteller en ondertekenaar de vereiste stappen hebben genomen om rechtsgeldigheid te garanderen.
De ondertekenaar verifieert zijn identiteit en tekent uw document via een leverancier van e-handtekeningen, bijvoorbeeld Signhost. U ontvangt een transactiebon met de audit trail van alle stappen die tijdens het proces worden gezet. Bewaar die in uw administratie. Bij een eventueel geschil in de toekomst kunt u die bon gebruiken als bewijs dat u de juiste stappen hebt ondernomen.
De encryptietechnologie van rechtsgeldige e-handtekeningen
Online systemen voor handtekeningen gebruiken een techniek die publieke sleutelinfrastructuur (PKI) wordt genoemd. Deze techniek zorgt ervoor dat e-handtekeningen versleuteld worden. Alleen de persoon voor wie het bedoeld is kan ze bewerken. PKI maakt een privésleutel aan voor de ondertekenaar en een publieke sleutel voor de opsteller. Door het proces te volgen, voldoet u aan de voorwaarden van de certificaatautoriteit (CA) of de leverancier van vertrouwensdiensten. Zij zien toe op de integriteit van het proces.
Als de ondertekenaar het document ondertekent, versleutelt de privésleutel de gegevens tot een unieke digitale vingerafdruk. Alleen de publieke sleutel van de opsteller kan die specifieke data ontsleutelen. Als beide sleutels samenkomen, vormt dat het bewijs dat de ondertekenaar is wie hij zegt te zijn.
Niet alle documenten zijn geschikt voor een e-handtekening
eIDAS geeft niet specifiek aan welke documenten niet elektronisch ondertekend mogen worden. Elke lidstaat heeft het recht om bepaalde documenten uit te sluiten. Sommige landen eisen bijvoorbeeld dat alle handtekeningen gelegaliseerd moeten worden. De EU heeft stappen genomen om online legalisatie toe te staan. Vertegenwoordigers van de EU-lidstaten hebben een verklaring ondertekend over elektronisch ondertekenen en legaliseren. Dit gebeurde in het kader van de Europese Digitale Dag op 19 maart 2021.
Veelgestelde vragen
Kunnen juridische documenten elektronisch ondertekend worden?
Juridische documenten kunnen elektronisch ondertekend worden. De opsteller van het document bepaalt het beveiligingsniveau van de handtekening. Met een QES bent u er zeker van de ondertekenaar is wie hij zegt dat hij is. Daarnaast is de handtekening rechtsgeldig. Ze heeft in de rechtbank dezelfde waarde als een handgeschreven handtekening.
Welk niveau van authenticatie heeft mijn document nodig?
Voor uw eigen documenten kunt u dat zelf bepalen. De eIDAS-verordening geeft duidelijk aan dat een elektronische handtekening juridisch niet geweigerd kan worden omdat die digitaal is of omdat geen QES is. Als u kiest voor een SES of AES is het, in geval van onenigheid, echter wel aan u om te bewijzen dat de ondertekenaar was wie hij zei dat hij was. Voor maximale veiligheid voor elektronische identificatie is een QES de beste optie.
Zijn elektronisch ondertekende documenten zowel rechtsgeldig als ontvankelijk in een rechtszaak?
Elektronisch ondertekende documenten zijn zowel rechtsgeldig als ontvankelijk in een rechtszaak. Met uitzondering van een QES moet u echter wel zelf bewijzen dat de ondertekenaar de juiste persoon was. Met een QES heeft u een audit trail en de zekerheid van een persoonlijke ontmoeting om de rechtsgeldigheid van de handtekening te bewijzen.
Kan een persoon meerdere soorten e-handtekeningen hebben?
Ja, het is mogelijk dat u zowel een SES, een AES als een QES hebt. Welke u gebruikt, is afhankelijk van de eisen van het bedrijf dat het document heeft opgesteld. Men kan vragen om een opgeslagen afbeelding van uw handtekening aan het document toe te voegen (een SES). Maar men kan u ook verplichten om uw identiteit te verifiëren voor een QES.
Als u wilt, kunt u zelfs voor elk afzonderlijk document een aparte handtekening maken. Voor gewone elektronische handtekeningen wordt het dan wel lastig om te bewijzen dat u de handtekening zelf hebt gemaakt. Voor een QES verbinden de digitale gegevens u specifiek met de handtekening. Dat betekent dat het niet uitmaakt welk merkteken u op de pagina zet. Het is uw unieke handtekening die naar u herleid kan worden.
Is het intypen van uw naam op een formulier en op verzenden klikken een rechtsgeldige handtekening?
Het intypen van uw naam op een formulier, op verzenden klikken, een selectievakje aanvinken en soortgelijke acties vallen onder een gewone elektronische handtekening. Als dat alles is wat door de opsteller van het document wordt gevraagd, is het in een juridische context toegestaan.
Conclusie
Had u zich eerder al eens afgevraagd of een e-handtekening rechtsgeldig is? Dit artikel heeft u laten zien dat dit inderdaad het geval is. EU, VS en VK accepteren e-handtekeningen als bewijs van intentie om een document te ondertekenen. De opsteller kan voor belangrijke documentatie wel de hoogste beveiliging voor een elektronische handtekening vragen. Bijvoorbeeld de QES in de EU. Wilt u deze veilige en waterdichte vereisten voor een handtekening toevoegen aan uw documenten? Kijk dan eens naar de functionaliteiten die Signhost u kan bieden. U kunt voor uw bedrijf een Signhost-account uitproberen om zelf te ervaren hoe het werkt.
Meer lezen?
*Disclaimer: Deze content is geen juridisch advies. De geschiktheid, afdwingbaarheid of toelaatbaarheid van elektronische documenten zal waarschijnlijk afhangen van vele factoren, zoals het land of de staat waar u opereert, het land of de staat waar het elektronische document zal worden verspreid, en het type elektronisch document in kwestie. Raadpleeg een passende juridische adviseur om mogelijke juridische implicaties en vragen met betrekking tot het gebruik van elektronische documenten te analyseren.