Wat is een elektronische handtekening + Voorbeeld (En wat het niet is)

De elektronische handtekening neemt toe naarmate we meer van ons leven online brengen. Allied Market Research meldt dat de wereldwijde markt voor elektronische handtekeningen in 2015 een waarde had van 517 miljoen dollar en in 2022 zal oplopen tot 3,4 miljard dollar. Een andere studie van Markets And Markets voorspelt dat de Europese markt de hoogste groei zal doormaken omdat “de bewustwording van digitale handtekeningen breed wordt aangepakt in Europa en verder wordt benadrukt door sterke overheidsregelgeving”.

Er is geen twijfel dat de behoefte aan sociale afstand door de coronapandemie deze trend versnelt. Experts zeggen dat “met de uitbreiding van het gebruik van elektronische handtekeningen in de huidige situatie, dergelijke praktijken waarschijnlijk ook gebruikt zullen blijven worden wanneer het leven weer normaal wordt en kantoren opnieuw openen”.

Een onderzoek van het bedrijfsadviesbureau Forrester toont aan dat bedrijven tot 22.000 uur per jaar bespaarden door de technologie voor elektronische handtekeningen te omarmen, en Forbes meldt dat bedrijven efficiëntiebesparingen van tussen de 70 en 80% kunnen behalen in vergelijking met het exclusief vertrouwen op fysieke handtekeningen. Het is tijd om te zien hoe elektronische handtekeningen voor jou kunnen werken.

Dit artikel legt uit wat een elektronische handtekening is, wat het niet is en wat je moet weten voordat je deze technologie voor je organisatie gaat gebruiken. Daarnaast vind je een voorbeeld van een elektronische handtekening om je inzicht te geven in hoe het werkt in het dagelijks zakelijke leven.

Voordelen van het gebruik van elektronische handtekeningen

Er zijn tal van voordelen van het gebruik van elektronische handtekeningen in plaats van handgeschreven handtekeningen. Hier zijn enkele redenen om een systeem voor elektronische handtekeningen te kiezen voor je bedrijf:

Eenvoudig en handig in gebruik

Het is eenvoudig om handtekeningverzoeken te versturen via je documentensysteem of CRM. Klanten kunnen vervolgens snel en zonder moeite ondertekenen met een pc, tablet of smartphone. Ze hoeven geen software te downloaden, ze openen gewoon het document en klikken om te ondertekenen.

Tijdbesparend

Je kunt documenten binnen enkele minuten laten ondertekenen, zelfs als je klanten aan de andere kant van de wereld zitten. Je hoeft geen tijd te verspillen met het wachten op fysieke documenten die heen en weer per post reizen. Er zijn geen meerdere faxen of e-mailscans die geprint, ondertekend, opnieuw gescand en verzonden moeten worden. Het gebeurt allemaal online in een schone en effectieve proces. Dit helpt de productiviteit op de werkvloer te verhogen.

In overeenstemming

Elke handtekening genereert een transactieontvangst om een audittrail voor je processen te bieden. Je kunt de elektronische authenticatie van elke transactie die je aangaat, bewijzen.

Beveiliging

Omdat elke ondertekenaar moet worden geïdentificeerd, kun je er zeker van zijn dat elke transactie volledig authentiek is. Je weet wie het document heeft ondertekend, wanneer het is ondertekend en waar het is ondertekend, wat veel betrouwbaarder is dan met een fysieke handtekening.

Kostenbesparend

Het versturen van tal van papieren documenten kan veel geld kosten. Je hebt de kosten voor papier en inkt, afdrukkosten, enveloppen, posttarieven en de tijd van de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor dit proces en het ontvangen van de antwoorden. Een geautomatiseerd systeem dat een elektronische handtekening vereist, is veel kostenefficiënter.

Geoptimaliseerd voor verschillende wetgevingen

De regels voor het implementeren van elektronische handtekeningen variëren over de hele wereld. Maar je kunt een provider vinden, zoals Signhost, die flexibel genoeg is om zich aan de verschillende lokale wetten te houden. Met de juiste oplossing kun je er zeker van zijn dat je ondertekende document geldig is, waar jij en je klanten zich ook bevinden.

Verbeterde klantervaring

Een sneller en efficiënter systeem komt niet alleen ten goede aan je medewerkers, maar maakt het proces ook eenvoudiger voor je klanten. Als het proces van het beoordelen en ondertekenen van documenten gemakkelijker en sneller is, kan dit alleen maar goed zijn voor de klantervaring. Dit komt op zijn beurt je bedrijf ten goede.

Verschil tussen digitale en elektronische handtekeningen

Hoewel de termen ‘digitale handtekening’ en ‘elektronische handtekening’ vaak door elkaar worden gebruikt, zijn het eigenlijk twee verschillende elementen. Hier is een basisgids voor het verschil tussen de twee.

Soorten elektronische handtekeningen

Er zijn drie verschillende soorten elektronische handtekeningen, die elk in verschillende situaties worden gebruikt, afhankelijk van het vereiste beveiligings- en verificatieniveau. Hier is een gids voor de drie verschillende types.

1. Simpele elektronische handtekening (SES)
   Ook wel een basis elektronische handtekening genoemd, dit is elke handtekening die wordt gebruikt om de bevestiging of acceptatie van de inhoud van een document te bewijzen. Dit kan zich in elke vorm manifesteren, inclusief het tikken op een knop die "Ik ga akkoord" zegt, het tekenen en opslaan van een handtekening op een computerprogramma, of een fysieke handtekening die wordt gescand en geüpload naar je apparaat.
   Gebruik dit wanneer het niet essentieel is om de identiteit van de persoon die het document ondertekent te verifiëren.
2. Geavanceerde elektronische handtekening (AES)
   Deze handtekening biedt meer beveiliging omdat het je in staat stelt de identiteit van de ondertekenaar te controleren. Het vereist echter geen garantie voor hun identiteit. Je moet ervoor zorgen dat niemand de tekst of andere inhoud van het document kan wijzigen nadat het met een AES is ondertekend.
   Om een AES te accepteren voor een document, moet je een Secure Signature Creation Device (SSCD) gebruiken.
3. Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES)
   Ook wel een niet-afwijzingshandtekening genoemd, heeft deze elektronische handtekening hetzelfde gewicht als een traditionele handtekening op een document. Het heeft een speciale juridische status in de EU en, in geval van een geschil, is het aan degene die de rechtsgeldigheid van de handtekening betwist om te bewijzen dat deze niet geldig is. Bij een SES of AES ligt de last bij de partij die om de handtekening heeft gevraagd.
   Om een QES uit te geven, moet de ondertekenaar worden geïdentificeerd met een acceptabele verificatiemethode (zoals een persoonlijke ontmoeting of een online vergadering onder bepaalde voorwaarden) en moet er multi-factorauthenticatie plaatsvinden.
   Je hebt een Qualified Signature Creation Device (QSCD) nodig om een QES voor een document te accepteren.

Is een elektronische handtekening legaal?

Elektronische handtekeningen zijn legaal in veel landen over de hele wereld, waaronder alle EU-lidstaten, het VK en de VS. Er zijn verschillende regels in elk land over welke soorten documenten wel en niet elektronisch ondertekend kunnen worden.

De Europese Unie heeft de eIDAS-regeling uit 2016 die ervoor zorgt dat een digitale handtekening legaal en afdwingbaar is.

Het VK heeft elektronische handtekeningen toegestaan sinds de Electronic Communications Act 2000, maar nam de eIDAS-regeling in 2016 over, toen het nog lid was van de EU. De Law Commission bevestigde in 2018 dat bedrijven legaal elektronische handtekeningen konden gebruiken.

De Amerikaanse ESign Act werd in 2000 ondertekend en biedt een “algemene regel van geldigheid voor elektronische records en handtekeningen voor transacties binnen of die interstate of buitenlandse handel beïnvloeden.”

Daarnaast vereist elk land verschillende vormen van identificatie en methoden voor het ondertekenen van documenten elektronisch. Daarom is het belangrijk om een oplossing voor elektronische handtekeningen te kiezen die je de nieuwste methoden biedt om te helpen voldoen aan de lokale ondertekenings- en identificatiemethoden die vereist zijn in het rechtsgebied waarin je werkt.

De eIDAS-regeling

De eIDAS-regeling ging in 2016 van kracht en is bedoeld om het proces voor elektronische transacties binnen de Unie te verbeteren. Het verving de eSignature-richtlijn. eIDAS staat voor elektronische Identificatie, Authenticatie en Vertrouwensdiensten en gaat over het gebruik van elektronische handtekeningen en de middelen om ze veiliger en handiger te maken.

eIDAS stelt bedrijven en burgers in de EU in staat om de elektronische identificatiesystemen van hun eigen land te gebruiken om veilige elektronische transacties in andere lidstaten uit te voeren. Het biedt ook de zekerheid dat elektronisch ondertekende documenten die tussen verschillende landen binnen de EU worden uitgevoerd, dezelfde juridische status behouden als een fysiek document met een handgeschreven handtekening.

De regeling rangschikt de verschillende niveaus van betrouwbaarheid van handtekeningen, met het systeem van SES, AES en QES. eIDAS vereist dat een QES die is uitgegeven door een Trust Service Provider (TSP) de meest betrouwbare vorm van e-handtekeningen is. Een QES die voldoet aan de specificaties die in de regeling zijn vastgelegd en de digitale identiteit van de ondertekenaar bevat, zal minder snel worden betwist dan een handtekening met een lager beveiligingsniveau.

De regels gelden in de hele EU, maar lidstaten kunnen hun eigen regels bepalen over welke soorten transacties wel of niet kunnen worden voltooid met een elektronische handtekening.

Hoe krijg je een elektronische handtekening

Als je een Simpele Elektronische Handtekening, Geavanceerde Elektronische Handtekening of Gekwalificeerde Elektronische Handtekening nodig hebt, lees dan deze gidsen om te weten hoe je ze krijgt.

Hoe krijg je een SES

Er zijn een aantal manieren om een Simpele Elektronische Handtekening te verkrijgen, maar dit is het algemene proces:

• Teken je handtekening met de hand in Paint of een vergelijkbaar programma; scan een kopie van je handgeschreven handtekening; maak een foto van je handtekening; typ je naam en kies je favoriete lettertype.
• Bewaar de handtekening als bestand op je apparaat.

Hoe krijg je een AES?

Om een Geavanceerde Elektronische Handtekening te krijgen, moet je voldoen aan bepaalde voorwaarden.

• Je moet de ondertekenaar direct en uniek kunnen koppelen aan de handtekening via een SSCD.
• De ondertekenaar heeft volledige controle over de handtekening via Public Key Infrastructure (PKI)-protocollen.
• De handtekening is gekoppeld aan het document, zodat er geen wijzigingen kunnen worden aangebracht nadat de ontvanger heeft ondertekend. Je kunt een AES verkrijgen via een van de websites die dergelijke diensten aanbieden.

Hoe krijg je een QES?

Om een Gekwalificeerde Elektronische Handtekening te krijgen, moet je voldoen aan de eisen voor een Geavanceerde Elektronische Handtekening, maar je moet ook enkele extra stappen ondernemen om de Gekwalificeerde status te bereiken.

• Gebruik een QSCD om een gekwalificeerd digitaal certificaat te genereren.
• Een Trust Service Provider, gekwalificeerd door de lokale overheid, moet de creatiegegevens beheren om ze vertrouwelijk, uniek te houden en vervalsing te voorkomen. In de EU kun je alleen TSP's gebruiken die op de EU Trusted Lists staan.

Je zou de nieuwste ondertekenings- en identificatiemethoden van de betreffende landen moeten gebruiken. We hebben een lijst van de geaccepteerde methoden in 12 Europese landen verstrekt.

Hoe een document online te ondertekenen?

Wanneer je een document ontvangt dat je moet ondertekenen, ondanks het technische werk dat op de achtergrond gebeurt om de unieke en vertrouwelijke aard van de gegevens en PKI te waarborgen, is het proces in feite heel eenvoudig. Dit is hoe het werkt met Signhost:

• Je ontvangt het ondertekeningsverzoek, dat je naar een pagina op de website van het bedrijf kan leiden om het document te bekijken. Het document kan ook in een e-mail zijn ingebed.
• Lees het document en zoek de sectie die de handtekening vereist.
• Het programma vraagt je om je te identificeren via een van de geaccepteerde verificatiemethoden voor jouw regio en het vereiste niveau van zekerheid voor de handtekening. Het bedrijf kan ervoor kiezen de opties te beperken die in jouw rechtsgebied zijn toegestaan, afhankelijk van welke het prioritiseert. Sommige opties zijn bijvoorbeeld een paspoort-selfiecheck, IP-adres, e-mail, apps zoals iDIN en derde partij verificatiemethoden zoals PKI, DigiD of eHerkenning.
• Typ je naam in het kleine vak en teken je handtekening in het grotere vak.
• Klik op ‘Ondertekenen’ en je hebt het document veilig ondertekend.

Voorbeelden van elektronische handtekeningen

Hier zijn enkele voorbeelden van situaties waarin elektronische handtekeningen je werkstromen kunnen revolutioneren.

Medewerkers Onboarding

Het starten van een nieuwe baan kan een overweldigende ervaring zijn, en dat wordt alleen maar ingewikkelder wanneer je te maken krijgt met bergen papierwerk dat je moet doornemen en ondertekenen. Wanneer je denkt aan de formulieren die je moet invullen tijdens het onboardingproces, zijn er zoveel om rekening mee te houden:

• Arbeidsovereenkomst
• Gezondheids- en veiligheidsdocumenten
• Gedragscode
• Toestemming voor achtergrondcontrole
• Pensioenpapieren voor op de werkplek

Het is niet alleen moeilijk voor de nieuwe medewerker om het papierwerk bij te houden, maar het verkrijgen van de juiste formulieren voor de juiste afdelingen nadat ze zijn ondertekend, biedt tal van kansen waarop het mis kan gaan.

Het verplaatsen van de documentatie en ondertekeningsvereisten naar online zorgt ervoor dat elke afdeling de bevestiging krijgt die ze nodig heeft. En de medewerker behoudt een opgeruimd bureau met een eenvoudig on-screen werkstroom om te voltooien op hun eerste dag, samen met een digitaal record van alles wat ze hebben ondertekend.

Klantencontracten

Klanten verlangen naar gemak en de traditionele methoden om hen te vragen op een bepaalde plaats op een bepaald moment een contract te ondertekenen en een verkoop te bezegelen, zijn vaak waar de deal stukloopt. Evenzo is het ongelooflijk ongemakkelijk om van een klant te verwachten dat ze wachten op een document dat per post aankomt, het ondertekenen, een envelop vinden die groot genoeg is, een postzegel kopen en naar de brievenbus lopen.

Onze levens bewegen steeds sneller en deze processen lijken vergeleken met hoe eenvoudig het is om reguliere producten online te kopen, vast te zitten in de donkere middeleeuwen.

Als je een makelaar, verhuurmakelaar, bank, autohandelaar, mobiele telefoon retailer, reisbureau, verzekeringsmaatschappij of een ander bedrijf bent dat klanten contracten laat ondertekenen voordat de deal is afgerond, maken elektronische handtekeningen het veel waarschijnlijker dat je de deal zult sluiten. De klant kan het document op hun smartphone lezen, hun identiteit verifiëren en hun handtekening binnen enkele minuten achterlaten, waar ze zich ook bevinden.

Supply Chain Logistiek

Supply chain logistiek kan uiterst tijdgevoelig zijn. Je moet ervoor zorgen dat de producten op het juiste moment aankomen, nadat je ruimte hebt vrijgemaakt om ze op te slaan en vlak voordat je ze nodig hebt. Een vertraging veroorzaakt door een contract dat verloren is gegaan in de post of dat al dagen in een stapel ongeopende post op een bureau heeft gelegen, kan gevolgen hebben voor de timing van een project. Dit kan extra kosten met zich meebrengen en het kan allemaal worden vermeden door elektronische handtekeningen te gebruiken.

Met meerdere belanghebbenden betrokken, kan het onmiddellijk versturen van documenten naar hen, het bijhouden wanneer ze deze ondertekenen en het versturen van herinneringen voor de vervaldatum de operatie soepel laten verlopen.

Niemand hoeft naar een andere locatie te reizen om een document persoonlijk te ondertekenen, ze kunnen de taak allemaal vanaf hun bureau voltooien en doorgaan met hun deel van de keten.

Daarnaast kan de mogelijkheid om documenten sneller en gemakkelijker te ondertekenen en te versturen je helpen om wendbaarder te zijn en goede tarieven te benutten voordat ze stijgen. Het is ook handig voor het bijhouden van de administratie, omdat alle aspecten van je betrokkenheid bij de supply chain in een gemakkelijk vindbaar archiefsysteem in de cloud worden opgeslagen. In plaats van door enorme hoeveelheden papierwerk te moeten zoeken om de inspecteurs tevreden te stellen, kun je eenvoudig de benodigde documenten door je e-handtekeningplatform zoeken en ze meteen vinden.

Contactloze Zaken

Hoewel de wereld nog steeds in de greep is van de COVID-19-pandemie, is het vermogen om zaken te doen zonder onnodig contact van onschatbare waarde. Er is geen behoefte om partijen over landen of zelfs continenten te laten reizen alleen om een document te ondertekenen, wat het risico verhoogt dat ze het virus oplopen of verspreiden. In plaats daarvan kun je het bedrijf afhandelen vanuit je eigen werkplekken op een veilige en beveiligde manier.

Een ander voordeel is dat je geen gedeeld kantoormateriaal zoals printers, faxmachines en scanners hoeft te gebruiken, die het virus kunnen verspreiden als ze eerder zijn gebruikt door iemand die het draagt.

FAQ

Wat wordt beschouwd als een elektronische handtekening?

Heel eenvoudig, een elektronische handtekening is alles wat aangeeft dat de gebruiker de inhoud van een digitaal document accepteert, erkent of overneemt.

Hoe ziet een elektronische handtekening eruit?

Het kan een getypte symbool, woord of naam zijn, de actie van het indrukken van een knop die zegt ‘Ik ga akkoord’ of iets dergelijks, of een gescande, gefotografeerde of digitaal getekende representatie van een natte handtekening. In sommige gevallen kan het een combinatie van cijfers zijn, zoals de PIN die in de bank wordt gebruikt.

Welke soort authenticatie is vereist voor verschillende documenten?

Het type authenticatie dat vereist is voor documenten hangt vaak af van het individuele bedrijf, maar het kan ook afhangen van de wetgeving in het land.

De algemene regel is dat hoe belangrijker het document, hoe strikter de authenticatie moet zijn. Bijvoorbeeld, ondertekenen voor een pakket op de terminal van de bezorger is een Simpele Elektronische Handtekening die niet vereist dat de bezorger je identiteit controleert of authenticatie uitvoert. Echter, bij het afsluiten van een deal van €100.000 zou je een Gekwalificeerde Elektronische Handtekening nodig hebben, waarmee je zowel de identiteit van de andere partij kunt verifiëren en authentificeren.

Je moet er rekening mee houden dat, met een Simpele of Geavanceerde Elektronische Handtekening, het aan de persoon is die de handtekening heeft aangevraagd om te bewijzen dat de juiste persoon het heeft ondertekend als zij beweren dat dit niet het geval is in de toekomst. Als een ondertekenaar beweert dat ze geen Gekwalificeerde Elektronische Handtekening hebben gezet, is het aan hen om te bewijzen dat ze dat niet hebben gedaan. Dit toont de bescherming die een QES biedt voor je bedrijf.

Zijn sommige handtekeningen juridisch bindender dan andere?

Tenzij je kunt bewijzen dat een ondertekenaar inderdaad een SES of AES heeft gezet, is er de mogelijkheid dat een contract ongeldig wordt verklaard als zij beweren dat ze niet akkoord zijn gegaan met de deal. Een QES is altijd geldig in de rechtbank.

Is het veilig om elektronische handtekeningen te gebruiken om documenten te ondertekenen?

Wanneer je een QES gebruikt, kun je de veiligheid van de elektronische handtekening waarborgen. De handtekening is uitsluitend verbonden met de ondertekenaar via een PKI of soortgelijke authenticatiemethode. De Trust Service Provider zorgt voor encryptie en houdt de informatie vertrouwelijk en voorkomt vervalsing.

De ondertekenaar moet zijn of haar identiteit verifiëren en authentificeren en er is een audittrail om de stappen te tonen die je hebt genomen om te zorgen dat de persoon die het document heeft ondertekend de juiste partij was.

Is een e-mailhandtekening juridisch bindend?

Een e-mailhandtekening is praktisch een Simpele Elektronische Handtekening volgens de eIDAS-voorwaarden. Er zijn geen vaste regels in de regeling die een e-mailhandtekening juridisch bindend maken, maar er is de mogelijkheid om het naar de rechtbank te brengen. Elk stuk tekst dat een individu uniek identificeert, inclusief een e-mailhandtekening, kan als bewijs worden getrokken in een rechtszaak. Maar de persoon die de claim indient, heeft de verantwoordelijkheid om te bewijzen dat de e-mailhandtekening daadwerkelijk werd gebruikt door de persoon die het e-mailaccount bezit.

Conclusie

Er zijn veel verschillende soorten elektronische handtekeningen. Het kan zo simpel zijn als een vinkje of knop op de voorwaarden van een website tot de handtekening die een multimiljoen-Euro-project lanceert. Weten welk type elektronische handtekening je moet gebruiken is de sleutel tot naleving en het veilig houden van je deals.

Nu je hebt gezien wat een elektronische handtekening is, is het gemakkelijker te begrijpen hoe e-handtekeningsoftware zoals Signhost kan helpen. Het blijft up-to-date met de nieuwste verificatievereisten in elk belangrijk gebied en stelt je in staat om verschillende identificatiemethoden te gebruiken. Het werkt naadloos wanneer je zaken over grenzen heen doet en biedt een transactieontvangst samen met een audittrail voor elke handtekening. Probeer Signhost nu gratis uit om te zien hoe het je bedrijf zal revolutioneren.

Referenties en Verdere Lezing

• Advies van de Britse Overheid over Elektronische Handtekeningen
• Forbes over Digitale Handtekeningen
• Gebruikstoepassingen voor Elektronische Handtekeningen
• E-handtekeningen en Remote Online Notarization

Disclaimer: Deze inhoud vormt geen juridisch advies. De geschiktheid, afdwingbaarheid of aanvaardbaarheid van elektronische documenten hangt waarschijnlijk af van veel factoren, zoals het land of de staat waarin je opereert, het land of de staat waarin het elektronische document wordt verspreid en het type elektronisch document dat betrokken is. Het is raadzaam om juridisch advies in te winnen om mogelijke juridische implicaties en vragen met betrekking tot het gebruik van elektronische documenten te analyseren.