Wat is een elektronische zegel?
Een elektronische zegel, ook wel “eSeal” genoemd, is de digitale variant van de traditionele zegel. Deze zegels worden net als de oorspronkelijke variant gebruikt voor het verzegelen van informatie, maar in dit geval gaat het om elektronische data. De eIDAS-verordening omschrijft een elektronische zegel als: “gegevens in elektronische vorm, die gekoppeld zijn aan of logisch verbonden zijn met andere gegevens in elektronische vorm om de oorsprong en integriteit te waarborgen."
Soorten elektronische zegels
Er bestaan twee verschillende soorten eSeals, namelijk:
Geavanceerde elektronische zegels
Een geavanceerde eSeal heeft een lager veiligheidsniveau, maar kan toch aanpassingen detecteren die gemaakt zijn na verzegeling van het document. Een “advanced seal” wordt aangemaakt met een Hardware Security Module (HSM) en het gebruik van de privé sleutel van de uitgever. Deze sleutel is uniek en gelinkt aan zowel de uitgever als de gegevens.
Gekwalificeerde elektronische zegels
Een gekwalificeerde eSeal beschikt over het hoogste veiligheidsniveau en de hoogste mate van erkenning. Deze wordt gecreëerd door een Qualified Seal Creation Device (QSCD), die zich moet houden aan strenge veiligheidsprotocollen. Voor deze zegel is een certificaat vereist om de echtheid aan te tonen, welke ook wordt uitgegeven door een QTSP.
Hoe elektronische zegels werken
Voor het maken en verifiëren van eSeals zijn onderstaande stappen nodig:
- Document voorbereiden: Het document dat moet worden verzegeld moet compleet zijn, aangezien de gegevens niet meer kunnen worden aangepast. Het soort document speelt hierbij geen rol, zowel Word documenten als PDF bestanden kunnen worden verzegeld.
- Elektronische zegel maken: Hashing algoritmes genereren vervolgens een unieke datastring. Een gecertificeerde HSM en een digitaal certificaat worden vervolgens gebruikt voor het maken van een unieke zegel, inclusief bijbehorende sleutels.
- Zegel toepassen: De partij die de zegel gaat gebruiken heeft hiervoor speciale software nodig. De zegel kan hiermee worden gepresenteerd als afbeelding of logo.
- Zegel authenticeren: De privé sleutel verbindt de data aan de maker van het document. Doordat deze wordt gegenereerd aan de hand van de inhoud van het document, kan de echtheid worden gegarandeerd.
- Tijdstempel toevoegen: De tijdstempel registreert de datum en tijd van verzegeling, vanuit een juridisch oogpunt maar ook om “backdating” te voorkomen.
- Document verspreiden: Het verzegelde document wordt gestuurd naar de betrokken partij.
- Zegen verifiëren: De ontvanger gebruikt de publieke sleutel om de zegel te verifiëren. De zegel is geldig, als deze niet is aangepast en afkomstig is van een betrouwbare bron.
Elektronische zegel vs. elektronische handtekening
De voornaamste verschillen tussen eSeals en eSignatures[1] zijn:
De gebruikers
Een elektrische zegel kan enkel worden gebruikt door een entiteit of een rechtspersoon. Terwijl een elektronische handtekening vrijwel door iedereen kan worden toegepast.
De intentie
Een eSeal garandeert de herkomst van een document en de echtheid van de gegevens. Terwijl een eSignature de identiteit van de ondertekenaar aantoont en de bijbehorende intentie.
De creatie
Het gebruiken van elektronische zegels kan zowel handmatig als via een automatisch proces. Een elektronische handtekening vereist altijd een directe actie.
Gebruik van eSeals
Elektronische zegels komen in onderstaande situaties van pas:
Verzegelen van documenten
Met elektronische zegels kunnen contracten en overige officiële documenten worden gevalideerd, denk aan notariële aktes en testamenten. Hierna zijn de verzegelde documenten wettelijk bindend en betrouwbaar.
Authenticeren van producten
Een eSEAL kan de herkomst en legitimiteit van zowel digitale als tastbare producten aantonen. Ze worden ook veel gebruikt voor digitale transacties, waarbij de echtheid en geldigheid van gegevens moeten worden gecertificeerd.
Notariële diensten
Elektronische zegels worden gebruikt voor digitale notariële diensten, zoals het authenticeren van documenten om tijd en kosten te besparen
Bedrijfsidentiteit
Elektronische zegels worden vaak ingezet door bedrijven om hun identiteit te representeren tijdens online transacties. Vaak in de vorm van een bedrijfslogo of -embleem.
Verificatie in bulk
Een veelvoorkomende reden dat eSeals worden gebruikt in plaats van eSignatures, is het feit dat het elektronische verzegelproces schaalbaar is. Hierdoor is het een geschikte methode voor het verifiëren van grote hoeveelheden documenten tegelijkertijd.
Rechtsgeldigheid eSeal
De rechtsgeldigheid van elektronische zegels verschilt per jurisdictie. Volgens de UK en EU eIDAS-regelgeving kunnen ze als bewijs worden gebruikt, als de uitgever van een digitaal document een rechtspersoon is en het document zelf is beveiligd. De ESIGN-wet geeft op haar beurt aan in welke mate elektronische handtekeningen in de VS worden gezien als rechtsgeldig.
Het is belangrijk om te vermelden dat de erkenning en goedkeuring van elektronische zegels afhankelijk is van veel verschillende factoren. Deze moeten voldoen aan de strikte regelgeving en daarnaast moeten er voldoende veiligheidsmaatregelen zijn getroffen.
*Disclaimer: Deze content is geen juridisch advies. De geschiktheid, afdwingbaarheid of toelaatbaarheid van elektronische documenten zal waarschijnlijk afhangen van vele factoren, zoals het land of de staat waar u opereert, het land of de staat waar het elektronische document zal worden verspreid, en het type elektronisch document in kwestie. Raadpleeg een passende juridische adviseur om mogelijke juridische implicaties en vragen met betrekking tot het gebruik van elektronische documenten te analyseren.