Wat is een Gekwalificeerde Elektronische Handtekening (QES)?

Een Qualified Electronic Signature (QES), ook wel een Gekwalificeerde Elektronische Handtekening, is een specifieke digitale handtekening , met als belangrijkste kenmerk de hoge mate van veiligheid. Deze soort handtekening wordt binnen de hele EU erkend, onder de eIDAS-verordening. In deze verordening staat de regelgeving voor digitale identificatie, authenticatie en trust services. Een QES is in principe hetzelfde als een traditionele natte handtekening, want ze hebben dezelfde mate van wettelijke erkenning. 

Een QES is op een unieke manier verbonden aan degene die de handtekening zet, waarbij de identiteit van deze persoon wordt geverifieerd. Er worden ook andere gegevens gekoppeld aan deze handtekening, waardoor het mogelijk is om eventuele veranderingen te detecteren na ondertekening. 

• Behoort toe aan een enkel individu, zodat de identiteit en echtheid kunnen worden aangetoond.
• Zorgt ervoor dat de ontvangende partij zeker weet dat de identiteit van de ondertekenaar is geverifieerd.
• Is gelinkt aan gegevens die de integriteit van het document beschermen, zodat eventuele aanpassingen na het ondertekenen zichtbaar zijn. Als dit het geval is, wordt de handtekening ongeldig verklaard.
• Een QES kan enkel worden gemaakt door een Qualified Signature Creation Device (QSCD). Wat zorgt voor een extra veiligheidslaag.
• De bewijslast ligt niet bij de ondertekende partij, maar de ontvanger zal moeten aantonen dat de handtekening niet geldig is. Dit is trouwens niet het geval bij Simple Electronic Signatures (SES) en Advanced Electronic Signatures (AES). 

Gebruik

Er zijn heel wat praktijkvoorbeelden te noemen waarbij een QES wordt geaccepteerd, waaronder:

• Het tekenen van rechtsgeldige arbeidscontracten.
• Het accepteren van contracten, zoals hypotheken en andere financiële transacties.
• Het ondertekenen van geheimhoudingsverklaringen door aandeelhouders.
• Documentatie die betrekking heeft op de gezondheidszorg, zoals toestemmingsformulieren en het verkrijgen van toegang tot medische dossiers.
• Het aanvragen van vergunningen en licenties, bij overheden en publieke organisaties.

Voordelen

Hieronder een aantal voordelen van een QES:

• Hoogste veiligheidsniveau.
• Naleving van de wet, zoals de eIDAS-verordening.
• Acceptatie buiten de eigen landsgrenzen en standaardisatie binnen de gehele EU.
• Tijd- en kostenbesparend, doordat het niet meer nodig is om documenten handmatig te ondertekenen of te versturen.
• Betere gebruikerservaring, aangezien het printen, tekenen en terugsturen van documenten verleden tijd is.
• Meer zakelijke mogelijkheden, aangezien deze soort handtekening binnen de hele EU wordt geaccepteerd.
• Duurzame manier van zaken doen, dankzij de digital-first aanpak. 

Hoe zet je een QES

Hieronder lees je hoe een gebruiker een QES creëert en gebruikt voor het ondertekenen van documenten:

1. De partij die een handtekening nodig heeft verwijst de ondertekenende partij naar het desbetreffende document. Dat beschikbaar is op hun site of gestuurd wordt via de mail.
2. De ondertekenende partij vraagt een digitaal certificaat aan bij een Trust Service Provider (TSP). Deze moet erkend zijn; een zogenaamde Qualified Trust Service Provider (QTSP). Voor het ontvangen van de handtekening dient de gebruiker een document te verstrekken om de identiteit te bewijzen, zoals een paspoort of identiteitskaart.
3. De elektronische handtekening wordt gegenereerd via een QSCD, die de handtekening ook veilig opslaat.
4. Nu kan de handtekening op het document met de bijbehorende privésleutel worden gezet. Deze sleutel is verbonden aan de identiteit van de ondertekenaar. Dit zorgt ervoor dat de integriteit van het document bewaard blijft. 

Compliance

In de eIDAS-verordening staat dat een elektronische handtekening niet kan worden geweigerd enkel omdat het een digitaal formaat betreft. Een QES heeft tenslotte dezelfde mate van wettelijke erkenning als een traditionele handtekening met pen of inkt. 

*Disclaimer: This content does not constitute legal advice. The suitability, enforceability or admissibility of electronic documents will likely depend on many factors such as the country or state where you operate, the country or state where the electronic document will be distributed as well as the type of electronic document involved. Appropriate legal counsel should be consulted to analyze any potential legal implications and questions related to the use of electronic documents.